Betrieb 4.0: Die Cloud im Handwerk einfach erklärt

Die Cloud bietet enormes Potenzial – nicht ohne Grund setzen große Tech-Unternehmen schon lange fast ausschließlich auf Cloud-Technologien. Doch auch im Handwerk kann sie deinen Arbeitsalltag deutlich erleichtern.

In diesem Artikel erfährst du, wie die Cloud im Handwerk funktioniert, welche Vorteile sie für deinen Betrieb bringt und worauf du beim Thema Datenschutz achten solltest.

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Was ist die Cloud?

Die Cloud ist im Grunde ein externer Server, der nicht in deinem Büro steht, sondern an einem anderen Ort betrieben wird. Über diesen Server werden verschiedene Dienste bereitgestellt, zum Beispiel:

• Softwareanwendungen
• Speicherplatz
• Rechenleistung

Diese Form wird als Public Cloud bezeichnet, da die Infrastruktur von einem Anbieter betrieben und von vielen Nutzern verwendet wird.

Der große Vorteil: Du kannst über Internet und Endgeräte wie Smartphone, Tablet oder Computer ortsunabhängig auf deine Daten zugreifen.

Warum die Cloud im Handwerk sinnvoll ist

Die Cloud bringt dir mehr Flexibilität und hilft dir, deinen Betrieb effizienter zu organisieren.

Konkret bedeutet das:

• Weniger Papierkram
• Einfachere Kommunikation
• Schnellere Abläufe
• Zugriff auf Daten von überall (z. B. Baustelle oder beim Kunden)

Während klassische Software oft nur lokal auf deinem Rechner läuft, ermöglicht dir Cloud-Software den Zugriff auf alle wichtigen Informationen – jederzeit und von jedem Gerät.

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Hier verwendest du schon die Cloud

Wenn du deine Nachrichten per Whatsapp versendest, dann nutzt du bereits die Cloud Technologie von Facebook. Die Server stehen nämlich in Kalifornien. Wurde deine Nachricht zum Beispiel noch nicht empfangen, wird sie für 30 Tage in Kalifornien zwischengespeichert, ansonsten befinden sich die Daten deiner Chats nur auf den jeweiligen Geräten zwischen denen die Kommunikation stattfindet.

Auch Mails werden auf Cloud Servern gespeichert. Schreibst du beispielsweise deine E-Mails über Google’s Gmail oder die Telekom, dann liegen deine Mails in den deren Serverzentren. Du nutzt also schon Cloud-basierte Systeme in deinem alltäglichen Betriebsalltag.

Moderne Kommunikation greift also schon lange auf die Cloud zu, das Resultat ist eine viel schnellere und einfachere Art der Kommunikation.

Papierchaos adieu! Mobil Daten abrufen

Papierberge auf dem Schreibtisch, volle Aktenordner und die verzweifelte Suche nach diesem einen verflixten Notizzettel... Das hast du sicherlich alles schon mal gesehen und erlebt?

Die Auftragsbearbeitung, mitsamt Angebots- und Rechnungserstellung in digitaler Form und in der Cloud spart dir diese Aktenberge. Bei Plancraft hast du beispielsweise die Möglichkeit, digitale Ordner anzulegen, um deine Daten virtuell zu ordnen, sortieren und von überall abrufen zu können.

Du hast deine relevanten Daten also immer dabei. Du siehst, dass dir die Cloud auch hier Arbeit erspart.

PC aufgehängt und alles weg?

So etwas gehört dank der Cloud ebenfalls der Vergangenheit an. Denn ist deine Auftragsbearbeitung Cloud-basiert, so hast du den Vorteil, dass erstellte Dokumente in Echtzeit während der Bearbeitung automatisch gespeichert werden.

So musst du die Rechnung nicht von vorne schreiben, wenn der Rechner mal wieder spontan die Lust am Arbeiten verliert und abstürzt. Dank dieser Echtzeit Synchronisation mit den Cloud-Servern kannst du einfach und bequem da weitermachen, wo du aufgehört hast.

DSGVO und Cloud? Kein Problem

Eines der wohl verbreitetsten Aussagen, wenn es um das Thema Cloud geht ist:

“Die Cloud ist nicht sicher”

Wie so oft mit allgemeingültigen Aussagen stimmt das so nicht. Prinzipiell muss man sowohl Datensicherheit, als auch Datenschutz betrachten.

Bei Datensicherheit geht es um digitalen Schutz durch Firewalls oder Verschlüsselungen, genauso wie um echten, physischen Schutz (abgeschlossene Räume, Zugangskontrollen etc.). Vor allem im Bereich Datensicherheit kannst du folgendes Gedankenexperiment machen:

Wer kann Daten womöglich besser sichern - IT Unternehmen, die speziell ausgebildete Ingenieure und Anwälte beschäftigen oder du - ein Profi im Handwerk?

Zurecht in der Kritik steht das Thema Datenschutz. Deshalb wurde 2018 mit der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) nachgeschärft.

Am sinnvollsten ist es deshalb hier einen Cloud-Anbieter aus Europa oder Deutschland zu verwenden, der das geltende Recht zur DSGVO vielleicht besser kennt, als amerikanische Anbieter. So bleiben deine Daten in Deutschland, sicher und vor allem: nachweislich gut geschützt. Wir betreiben mit Plancraft zum Beispiel Server in Frankfurt..

Für dich ist wichtig, wie du deine Kundendaten verwaltest. Besonders, wenn du einen Cloud-Anbieter verwendest - ob für deine Webseite, Kontakte oder Angebote. Dein Partner und du solltet ordentlich miteinander abgestimmt sein und zum Beispiel AVV-Verträge (Auftragsverarbeitungsverträge) geschlossen haben, da du ja Kundendaten an den Cloud-Anbieter weitergibst. Mit dem Unterzeichnen dieses Vertrags versichert dein Partner dir einen DSGVO-konformen Umgang mit den Daten.

Brauche ich denn überhaupt eine Cloud Lösung?

Ob du eine Cloud Lösung brauchst, hängt natürlich von dir und deinen Wünschen sowie Vorstellungen für deine IT-Infrastruktur ab. Und, ob du die Zeit & das Geld hast, diese selbst aufzusetzen und zu warten. Um dir die Entscheidung leichter zu machen haben wir eine kleine Hilfe für dich.

Folgende Fragestellungen solltest du für dich einmal beantworten:

• Wie flexibel will ich im Umgang mit Daten sein?
• Welche Geschäftsbereiche digitalisiere ich?
• Erwerbe ich wieder eine Lizenz oder wähle ich ein flexibles Preismodell?
• Wo sollen meine Daten gespeichert werden?
• Ist meine Internetverbindung ausreichend stabil?

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Zusammenfassung: Mehr Effizienz durch moderne Cloud-Software

Die Cloud bietet dir diverse Vorteile:

• Kostengünstig und planbar. Bei Plancraft hast du z. B.einen festen Monatspreis, der dich schnell und günstig einsteigen lässt, ohne direkt 5.000€ hinzulegen
• Flexibel. Du hast deine Daten in der Cloud und kannst sie von überall abrufen.
• Einfache Infrastruktur. Das spart viel Zeit und Nerven, z. B. durch das Wegfallen einer Installation, automatischen Updates
• Automatisches Speichern. Gute Cloud Lösungen ermöglichen dadurch revisionssichere Dokumentation.

Damit du erfolgreich mit einer Cloud Lösung starten kannst, braucht es einen Partner, dem du vertraust und der dir gerade bei der Umstellung, Implementierung und bei Fragen zur Seite steht. In jedem Fall bedarf es auch einer genauen Prüfung, damit du Datenschutzrechtlich perfekt aufgestellt bist. Bei Fragen kannst du dich jederzeit auch an uns wenden: support@plancraft.com

Wir wollen auf diesem Blog über Themen schreiben, die dich interessieren und dir wirklich helfen. Schreib uns, was dich beschäftigt: feedback@plancraft.com