Rechnung schreiben als Handwerker in Österreich: Pflichtangaben & Tipps

Was muss alles auf deiner Rechnung stehen? 

Nachdem du dein Projekt erfolgreich abgeschlossen hast, möchtest du deinem Kunden deine Arbeitsleistung natürlich in Rechnung stellen. Damit weder dein Kunde noch das Finanzamt in Österreich etwas beanstanden kann, musst du bestimmte Pflichtangaben auf deine Rechnung schreiben. Diese sind im österreichischen Umsatzsteuergesetz (UStG) klar geregelt.

‍

‍

Im Briefkopf kannst du bereits einen großen Teil der Pflichtangaben unterbringen

‍

Pflichtangaben in Rechnung:

• Name und Anschrift deines Kunden
• Name und Anschrift deines Unternehmens 
• Erstellungsdatum der Rechnung 
• Fortlaufende Rechnungsnummer (GoBD Konformität beachten!)
• Deine Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
• Informationen über Produkt und oder Dienstleistung (Menge, Art, Umfang, Zeitpunkt)
• Rechnungsbetrag (Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag)

‍

Freiwillige, aber nützliche Zusatzangaben:

Neben den Pflichtangaben, die das Finanzamt und deine Kunden verlangen, macht es Sinn deine Rechnung mit weiteren freiwilligen Angaben zu befüllen. So kannst du sicher gehen, dass du möglichst schnell dein Geld bekommst und deine Kunden genau wissen wie sie bezahlen sollen.

• Deine Kontaktdaten wie Telefonnummer und Mailadresse
• Deine Bankverbindung
• Eine Zahlungsfrist 
• Eine Abschlagsrechnung
• Dein Firmenlogo
• Ein kurzes Anschreiben an deinen Kunden

‍

Sonderregeln für Kleinunternehmer in Österreich

In Österreich gilt die Kleinunternehmerregelung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG für Betriebe mit einem Jahresumsatz unter 35.000 Euro netto. Als Kleinunternehmer musst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen – du bist von der Umsatzsteuerpflicht befreit.

Auf deiner Rechnung musst du jedoch einen entsprechenden Hinweis aufführen, zum Beispiel:
„Gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung)."

Nutzt du eine Handwerkersoftware wie plancraft, wird dieser Hinweis automatisch berücksichtigt.

Versand deiner Rechnungen

Wie du deine Rechnungen versendest, hängt ganz von dir und deinen Kunden ab. Ob klassisch als Brief oder als Mail spielt für das Finanzamt also keine Rolle. Grundsätzlich solltest du aber immer im Hinterkopf behalten, was für dich effizienter und günstiger ist. Das Ausdrucken deiner Rechnungen und das Verschicken per Post mag dich am Anfang vielleicht noch nicht viel Zeit und Geld kosten, diese Beträge summieren sich aber im Laufe deiner Selbstständigkeit auf und können einfach vermieden werden, wenn du alles digital umsetzt.

Aufbewahrungspflicht deiner Rechnungen

Als Unternehmer bist du in Österreich verpflichtet, deine geschäftlichen Unterlagen sieben Jahre lang aufzubewahren – so sieht es die Bundesabgabenordnung (BAO) vor. Die Aufbewahrung kann sowohl in Papierform als auch digital erfolgen.

Wichtig: Digitale Rechnungen müssen so gespeichert werden, dass sie jederzeit lesbar, vollständig und unveränderbar sind. Wer Rechnungen nur lokal auf dem Computer speichert, riskiert bei einem Hardwaredefekt den Verlust wichtiger Unterlagen. Wir empfehlen daher, alle Dokumente zusätzlich in der Cloud zu sichern – sicher, automatisch und von überall abrufbar.

Und was heißt das im Klartext für dich?

Deine Rechnungen müssen trocken, sauber und sortiert gelagert werden. Sollten deine Rechnungen nur lokal auf deinem Computer gespeichert sein, kann ein Hardware-Defekte fatale Folgen haben. Wir empfehlen daher, deine Dateien in der Cloud zu sichern. Die Vorteile der Cloud haben wir in dem folgenden Artikel tiefer zusammengefasst. 

Klare Empfehlung von uns: Plancraft Handwerkersoftware

Mit einer Handwerkersoftware wie Plancraft schreibst du Rechnungen im Handumdrehen, ohne Angst irgendwas zu vergessen oder den rechtlichen Ansprüchen nicht zu genügen. Es werden automatisch alle Pflichtangaben beachtet und du schreibst deine Handwerkerrechnungen fehlerfrei. Darüber hinaus bedient Plancraft mit den heute existierenden Funktionen die Standards der GoBD.

Und das beste: Unsere Software ist Cloudbasiert. So kannst du von jedem Gerät überall wo du Internet hast deine Rechnungen bearbeiten und deine Dokumente sind sicher aufbewahren.

Zusammenfassung

Bei der Erstellung und Archivierung deiner Rechnungen musst du einiges beachten, besonders wenn du gerade deinen eigenen Handwerksbetrieb gegründet hast oder einen bestehenden Betrieb übernimmst. Neben den Anforderungen vom Finanzamt willst du die Rechnungsbegleichung für deine Kunden so einfach wie möglich gestalten und das alles soll noch möglichst wenig Zeit und Geld kosten.

Als erste Lösung können Rechnungsvorlagen in Excel und Word attraktiv wirken, lösen allerdings nicht die Anforderungen vom Finanzamt und schützen dich nicht vor Fehlern. Hier kann dir eine spezielle Software helfen, die für dich an alles denkt, die Umsatzsteuer berechnet, deine Rechnungen verschickt und am Ende auch alles für dich aufbewahrt.

So kann das Finanzamt und nervige Büroarbeit deinem Erfolg nicht in Weg stehen. Dabei muss so eine Software weder teuer noch kompliziert sein, um dir zu helfen dich auf das eigentliche zu konzentrieren

Wir empfehlen die Nutzung einer Handwerkersoftware. Eine gute Software vereinfacht das Schreiben der Rechnung & beachtet die rechtlichen Ansprüche automatisch. So erstellst du ganz einfach deine Rechnungen. 

‍