Zeiterfassung & Rechnungsstellung: Warum beides zusammengehört

Zeiten erfassen und Rechnungen schreiben – für viele österreichische Handwerksbetriebe sind das noch zwei getrennte Schritte mit doppelter Dateneingabe, Übertragungsfehlern und verlorenem Aufwand. Dabei steckt genau in der Verbindung beider Prozesse das größte Effizienzpotenzial: Wer Stunden direkt aus der Zeiterfassung in seine Rechnung übernimmt, spart täglich wertvolle Zeit – und reduziert Fehler auf null. In diesem Artikel zeigen wir, wie das in der Praxis funktioniert.

Was ist eine Handwerkersoftware für Zeiterfassung und Rechnungsstellung?

Eine Handwerkersoftware für Zeiterfassung und Rechnungsstellung ist eine digitale Lösung, mit der Handwerksbetriebe Arbeitszeiten, Projekte und Rechnungen zentral verwalten können. Sie ermöglicht es, Arbeitszeiten direkt auf der Baustelle zu erfassen, diese automatisch Projekten zuzuordnen und daraus Angebote oder Rechnungen zu erstellen. Dadurch entfällt das manuelle Übertragen von Daten, alle Informationen sind synchron, fehlerfrei und jederzeit abrufbar.

💡 Kurz gesagt: Eine gute Handwerkersoftware spart Zeit, schafft Transparenz und verbindet Büro und Baustelle digital miteinander.

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Warum Zeiterfassung und Rechnungsstellung zusammengehören

Die Zeiterfassung bildet die Grundlage für korrekte Abrechnungen. Wenn beide Prozesse in einer Software ablaufen, werden alle Daten automatisch verknüpft. Mit plancraft können Handwerksbetriebe:

• Arbeitszeiten mobil erfassen, per App oder im Browser
• Zeiten automatisch Projekten zuordnen
• Abwesenheiten und Pausen dokumentieren
• Die erfassten Zeiten für die Nachkalkulation nutzen
• Gesetzliche Anforderungen (GoBD, XRechnung, DSGVO) automatisch erfüllen

So entsteht ein effizienter Workflow, von der Zeiterfassung bis zur fertigen Rechnung.

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Digitale Zeiterfassung im Handwerk: Schnell, einfach und mobil

Zeiterfassung sollte kein Zeitfresser sein. Mit plancraft funktioniert sie digital, präzise und standortunabhängig.

• Mitarbeitende tragen ihre Zeiten direkt auf der Baustelle ein - über App oder im Browser.
• Alle Einträge werden automatisch mit den zugehörigen Projekten synchronisiert.
• Auch offline erfasste Zeiten werden später automatisch übertragen.
• Vorgesetzte behalten in Echtzeit den Überblick über laufende Projekte.

Diese nahtlose Verbindung zwischen Baustelle und Büro sorgt für maximale Transparenz und spart täglich Verwaltungszeit.

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Rechnungsstellung: Vom Stundenzettel zur fertigen Rechnung

In plancraft können die erfassten Stunden als Grundlage für die Nachkalkulation und die Rechnungsstellung genutzt werden, inklusive aller Leistungen, Materialien und Stunden.

Vorteile der digitalen Rechnungsstellung mit plancraft:

• Automatische Übernahme des Angebots als Grundlage
• Einheitliche Übersicht aller Angebote, Rechnungen und Mahnungen in einem Projekt
• GoBD-konforme Archivierung & gesetzeskonforme Rechnungsformate
• Direkter Versand per E-Mail
• Überblick über offene Posten und Zahlungen

So entsteht eine digitale Projektmappe, die alle wichtigen Dokumente an einem Ort sammelt - ideal für Transparenz gegenüber Kunden, Buchhaltung und Steuerberater.

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Warum plancraft die passende Lösung für Handwerksbetriebe ist

plancraft wurde speziell für Handwerker entwickelt, die einfach, digital und effizient arbeiten wollen. Im Gegensatz zu allgemeinen Buchhaltungssystemen bietet plancraft alle Funktionen, die Handwerksbetriebe im Alltag wirklich brauchen, ganz ohne komplizierte Einrichtung oder IT-Aufwand. Mit plancraft erhältst du:

• Eine komplett integrierte Lösung für Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Projektmanagement
• Automatische Synchronisierung aller Daten zwischen Büro, Baustelle und Team
• Cloudbasiertes Arbeiten und somit immer aktuell, sicher und von überall abrufbar
• Einfache Bedienung für alle Mitarbeitenden, unabhängig vom IT-Know-how

Alle Daten werden DSGVO-konform in Europa gespeichert und regelmäßig gesichert, so bleibt alles rechtssicher dokumentiert.

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Häufige Fragen zur Software für Zeiterfassung und Rechnungsstellung

Warum sollten Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einer Software kombiniert werden?

Eine kombinierte Handwerkersoftware für Zeiterfassung und Rechnungsstellung spart doppelte Arbeit und vermeidet Fehler. Arbeitszeiten, Materialien und Leistungen werden automatisch übernommen und fließen direkt in die Nachkalkulation und Rechnungsstellung ein. Dadurch entstehen korrekte, nachvollziehbare Rechnungen, ganz ohne manuelles Übertragen oder Papierkram.

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Muss ich als Handwerker in Österreich Arbeitszeiten erfassen?

Ja. In Österreich sind Arbeitgeber gemäß Arbeitszeitgesetz (AZG) verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden aufzuzeichnen. Das gilt auch für Handwerksbetriebe – unabhängig von der Betriebsgröße. Wer keine ordentliche Zeiterfassung führt, riskiert Strafen bei Kontrollen durch die Arbeitsinspektorate.

Was passiert, wenn Zeiterfassung und Rechnungsstellung nicht verknüpft sind?

Du gibst dieselben Daten zweimal ein – einmal für die Zeiterfassung, einmal für die Rechnung. Das kostet täglich wertvolle Zeit und erhöht das Fehlerrisiko erheblich. Stunden, die nicht korrekt übertragen werden, tauchen entweder gar nicht in der Rechnung auf oder falsch – beides kostet dich bares Geld.

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Wie fließen erfasste Stunden automatisch in die Rechnung ein?

In einer integrierten Handwerker Software werden Zeiten direkt den Projekten zugeordnet. Beim Erstellen der Rechnung übernimmt diese die erfassten Stunden automatisch - inklusive Stundenanzahl, Stundensatz und Mitarbeiterzuordnung. Du musst nichts manuell übertragen oder nachhrechnen.

Fazit

Handwerksbetriebe brauchen heute mehr als nur klassische Stundenzettel oder Rechnungsvorlagen. Mit einer digitalen Lösung wie plancraft lassen sich Zeiterfassung und Rechnungsstellung einfach, transparent und rechtssicher verbinden - egal, ob im Büro oder auf der Baustelle.

👉 Teste plancraft jetzt kostenlos und erlebe, wie einfach digitale Zeiterfassung und Rechnungsstellung im Handwerk sein kann.

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