Abschlagsrechnungen in Österreich: kumulativ oder pauschal stellen?

In Österreich werden Abschlagsrechnungen im Handwerk häufig auch als „Akonto-Rechnungen" bezeichnet – und das ist kein Zufall. Ob du als österreichischer Handwerksbetrieb auf pauschale oder kumulative Akontozahlungen setzt, macht einen großen Unterschied: bei der Übersichtlichkeit, beim Baufortschritt und bei der Schlussrechnung. Hier erfährst du, welche Variante wann sinnvoll ist.

Wichtiges zu Akontozahlungen

Akontozahlungen – wie Abschlagsrechnungen in Österreich üblicherweise genannt werden – werden vor Vollendung der Leistung gestellt, also noch vor der Abnahme. Das unterscheidet sie klar von Teilrechnungen. Wie bei einer normalen Rechnung müssen auch Akontozahlungen alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.

In Österreich ist der Begriff „Akonto" im Handwerk allgemein gebräuchlich und bezeichnet eine Anzahlung oder Zwischenabrechnung für bereits erbrachte oder noch zu erbringende Leistungen – ganz unabhängig davon, ob die Arbeiten schon abgeschlossen sind.

Ein Beispiel aus der Praxis

Du verlegst in einer Wohnung neuen Boden und stellst noch vor Arbeitsbeginn eine Akontorechnung, um etwa die Materialkosten vorfinanzieren zu lassen. Da noch keine Leistung erbracht wurde, kann auch keine Abnahme stattfinden – das ist bei Akontozahlungen in Österreich ausdrücklich zulässig.

Pauschale Akontozahlungen

Pauschale Akontozahlungen sind vom Aufbau her normalen Rechnungen sehr ähnlich: Sie weisen einen fixen Betrag aus und sind für sich alleine gültig.

In der Praxis werden dabei häufig etwa 50 % der Materialkosten zu Beginn des Auftrags abgerechnet, oder ein prozentualer Anteil des Gesamtauftrags bei Fortschritt – eine in österreichischen Handwerksbetrieben weit verbreitete Vorgehensweise.

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Das tut dem Geldbeutel gut, sprich deinem Liquiditätsmanagement. Gilt übrigens gleichermaßen für große, wie für kleine Betriebe.

Interessant wird es erst bei der Schlussrechnung: diese bildet alle Positionen (Leistungen, Material, etc.) des Gesamtauftrags ab und darf erst nach erfolgter Bauabnahme gestellt werden.

In ihr müssen zuvor erstellte Abschläge natürlich verrechnet werden - denn die abgeschlagenen pauschalen Summen hat man bereits erhalten.

Kumulative Akontozahlungen

Der Begriff „kumulativ" bedeutet aufeinander aufbauend – und genau so funktionieren kumulative Akontozahlungen. In Österreich werden sie von vielen Bauunternehmen, Architekten und Bauherren ausdrücklich eingefordert, weil sie den Baufortschritt transparent abbilden.

Das bedeutet: Jede Akontorechnung weist mehr Leistungen und Material aus als die vorangegangene. Sie spiegelt zu jedem Zeitpunkt den aktuellen Stand des Auftrags wider und gibt allen Beteiligten – Auftragnehmer wie Auftraggeber – eine klare Übersicht über den Projektfortschritt.

Anders als pauschale Akontozahlungen müssen kumulative Rechnungen ab der zweiten Abrechnung jeweils die vorangegangene Akontorechnung verrechnen. Das erfordert etwas mehr Sorgfalt bei der Erstellung, sorgt aber für maximale Nachvollziehbarkeit.

Kumulativ vs. pauschal: Unterschiede in der österreichischen Praxis

In der Praxis sind sich die erste Akontorechnung beider Varianten sehr ähnlich: Sie entspricht im Aufbau einer normalen Rechnung, da es noch nichts zu verrechnen gibt. Der Unterschied zeigt sich erst ab der zweiten Abrechnung – und dort macht die Wahl der Methode einen deutlichen Unterschied für die Übersichtlichkeit deiner Buchhaltung.

Ab der 2. Abschlagsrechnung erhält man in einer kumulierten Abschlagsserie dann jedoch eine Rechnungsaufstellung, die den vorangegangenen Abschlag verrechnet, also abzieht. Wie oben beschrieben führt der kumulative 2. Abschlag auch die bereits abgerechneten Leistungen auf (im Beispiel Material 1 und Material 2).

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Die Schlussrechnung

In beiden Varianten muss die Schlussrechnung am Ende die Gesamtleistung aufführen und Abschläge gegenüberstellen. Daraus ergibt sich dann schlussendlich aus dem Gesamtbetrag der Schlussrechnung (in unserem Beispiel brutto 5.950,00 EUR) und den gestellten Abschlägen und ihre Zahlung der noch zu zahlende, offene Forderungsbetrag. In unserem Beispiel sind das dann nach Anzahlung von:

• Gesamter Betrag des Auftrags = Betrag der Schlussrechnung: 5.950 EUR
• Abschlag 1: 1.190 EUR
• Abschlag 2: 595 EUR
• Offene Forderung: 4.165 EUR

In plancraft hast du in Abschlagsrechnungen die Möglichkeit, dir eine gesonderte Zahlungsaufstellung als extra Beiblatt anfügen zu lassen. Diese zeigt detailliert, welche Zahlungen dein Kunde wann getätigt hat (vorausgesetzt, du hast sie in plancraft ordentlich eingetragen). Ebenfalls Skonto oder Sicherheitseinbehalt werden ordentlich ausgewiesen.

Was muss ich bei kumulierten Abschlägen beachten?

Wenn du weiterhin pauschale Akontozahlungen stellen möchtest, kannst du das problemlos beibehalten – es ist keine weitere Aktion nötig.

Wenn du jedoch auf kumulative Akontozahlungen umsteigen möchtest, musst du ab sofort immer den aktuellen Auftragsfortschritt abbilden. Das bedeutet: Jede neue Akontorechnung muss mindestens den gleichen Leistungsumfang ausweisen wie die vorangegangene – idealerweise mehr, da der Baufortschritt ja voranschreitet.

Ein häufiger Fehler in der Praxis: Du trägst nur die Leistungen ein, die seit dem letzten Akonto neu dazugekommen sind. Das führt dazu, dass deine kumulative Akontorechnung zu niedrig ausfällt – denn die vorherigen Akontozahlungen werden ja bereits abgezogen. Achte deshalb darauf, immer den gesamten bisherigen Leistungsstand kumuliert auszuweisen.

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