Digitalizzazione di successo: ecco come funziona nelle piccole imprese

Se ne sente parlare e se ne vede ovunque: la digitalizzazione.

E una cosa è oggi indiscutibile: la digitalizzazione offre grandi opportunità, soprattutto nel settore dell’artigianato.

Ma cosa significa in realtà «digitalizzazione»? E al di là dei concetti teorici: come posso davvero digitalizzare con successo? Quali sono gli aspetti fondamentali e come mi preparo?

Abbiamo riassunto qui per voi il significato fondamentale della digitalizzazione, nonché i fattori di successo e gli ostacoli che essa comporta.

Ecco cosa significa digitalizzazione

In sostanza, la digitalizzazione è sempre un processo. E non ha un semplice inizio e una fine, tanto da poter dire: «Dopodomani la mia azienda sarà completamente digitalizzata».

Da questa prospettiva, la digitalizzazione può essere definita come segue:

Ad esempio, negli anni 2000 si trattava del passaggio ai dati mobili (compreso l’inquietante pulsante «Internet» che non si voleva mai premere, perché era piuttosto costoso).

Poi sono arrivati gli anni 2010 e, per la prima volta, è stato possibile interagire con gli altri in modo digitale, globalizzato, diretto e senza ritardi: grazie ai social media siamo stati collegati in rete per la prima volta in questa forma.

Oggi siamo ancora interconnessi, e lo smartphone e Internet sono ormai parte integrante della nostra vita quotidiana. Oggi la digitalizzazione presenta nuove sfaccettature, un tema di grande rilevanza: l’intelligenza artificiale. Dalla guida autonoma alla diagnostica assistita dal computer per l’individuazione precoce di malattie come il morbo di Parkinson, le possibilità sono molteplici.

E sono proprio queste nuove tecnologie a permetterci di riorganizzare la nostra vita quotidiana, ma anche il nostro lavoro, rendendoli più efficienti e intelligenti e, in definitiva, semplificandoli.

Tuttavia, finché la guida autonoma per i veicoli da cantiere non entrerà in produzione di serie, ricorriamo agli strumenti che già oggi ci garantiscono un vantaggio competitivo.

Nel settore artigianale ciò significa: utilizzare software e, di conseguenza, anche strumenti e macchinari. In questa sede ci concentriamo sulla parte relativa al software.

Ecco come realizzare con successo la digitalizzazione nel vostro settore

Prima di iniziare a elaborare un “piano di digitalizzazione”, è necessario prepararsi adeguatamente. Il primo passo consiste nel mappare i propri processi e comprenderli a fondo.

Se ora si prende il vostro settore e lo si confronta con altri, noterete subito che vi differenziate sotto molti aspetti, soprattutto nell’esecuzione degli incarichi.

Se poi si guarda a livello di processi, tuttavia, diventa chiaro che esistono anche molti punti in comune. Ad esempio, (nel settore edile principale e in quello ausiliario) ogni commessa inizia con la sua acquisizione, ovvero con l’averla aggiudicata.

Anche ciò che segue presenta delle analogie: il processo di offerta, compresi gli allegati, la pianificazione del cantiere, la conferma d’ordine e, naturalmente, alla fine è necessario anche effettuare una corretta fatturazione. E attorno a questo processo di base di gestione degli ordini esistono molti altri processi.

Esistono quindi moltissimi processi e fasi di lavoro che è possibile digitalizzare. Si potrebbe naturalmente cercare di completarne il maggior numero possibile in un’unica soluzione.

L’ambizione è lodevole! Ma ciò che abbiamo constatato – e che sicuramente potete immaginare – è che questo progetto fallisce nella maggior parte dei casi.

Tutto dipende dalle fondamenta

È importante gettare innanzitutto delle fondamenta digitali, che costituiscano poi la base per ulteriori misure.

‍

Cosa significa questo concretamente per voi?

Significa risolvere in modo più rapido ed efficiente, tramite strumenti digitali, le attività di base che richiedono un dispendio di tempo eccessivo. Proprio il processo di base illustrato sopra: dall’avvio dell’incarico nella fase di acquisizione, passando per le offerte, fino all’archiviazione.

E ci sono essenzialmente tre aspetti critici in questo contesto:

1. Ridurre al minimo gli sprechi

Limitare al minimo le attività che non generano valore aggiunto e, per quanto possibile, ridurle, automatizzarle o esternalizzarle. In questo modo potrete risparmiare molto tempo nella vostra giornata lavorativa, già di per sé limitata, se, ad esempio, non occorrono 10 ore alla settimana per preparare i documenti per un cliente.

2. Avere una visione d’insieme

Inoltre, è estremamente importante avere una visione d’insieme delle questioni in sospeso. Un buon esempio: per quale cliente è ancora in sospeso una o più fatture? Quali progetti sono attualmente in corso?

3. Archiviazione digitale e a prova di revisione

Non si tratta semplicemente di creare documenti in formato digitale. Si tratta piuttosto di assicurarsi che i vostri documenti siano archiviati in modo conforme ai requisiti di revisione e idoneo all’archiviazione a lungo termine (PDF-A). Chi ha apportato le modifiche, in quale momento si è registrato quale stato di avanzamento dei lavori e quando sono stati individuati e documentati eventuali difetti. Ciò vi tutelerà in caso di sinistro.

E una volta che tutto questo sarà a posto, sarà possibile affrontare le basi più solide e la relativa pianificazione del personale e del progetto, e molto altro ancora.

Ostacolo: aver intrapreso troppo – Esperienza pratica

Quando abbiamo parlato per la prima volta con Thomas Noll, maestro carpentiere e amministratore delegato di una squadra di 25 persone, egli padroneggiava il proprio mestiere al 100%, ma il software per la gestione delle attività quotidiane gli risultava meno intuitivo.

Perché?

Il software utilizzato era semplicemente troppo complesso, decisamente sovraccarico (schede all’interno di altre schede con menu a tendina e altre tre finestre...) e decisamente poco intuitivo. Alla fine, ciò costava ogni giorno tempo – e quindi denaro – a lui e alla sua impresa di carpenteria.

Questo accade spesso quando una soluzione cerca di risolvere molti problemi contemporaneamente:

• gestione degli ordini
• Registrazione delle ore
• Acquisti
• Gestione del magazzino
• Gestione della flotta
• Controllo degli ordini
• ...

È giusto porsi obiettivi ambiziosi. Ma ciò richiede la necessaria preparazione.

Certamente vediamo aziende che riescono a digitalizzare in modo rigoroso i propri processi, sia ricorrendo a una combinazione di diverse soluzioni software di qualità, sia utilizzando un sistema completo. Ma in tutti questi casi c’è stata una buona preparazione – oppure una fase di adattamento molto lunga, che ha comportato una notevole perdita di efficienza.

Dopotutto, dopo 5 anni con un sistema complesso, a un certo punto ci si è anche orientati.

Ma è questa la strada giusta? Noi riteniamo di no.

Superare l’ostacolo: la mancanza di tempo

Lo sapete bene anche voi: i vostri registri degli ordini sono pieni e il tempo è comunque una risorsa scarsa. Pertanto, spesso non è possibile inserire un cambiamento nella routine aziendale quotidiana.

Per questo motivo servono soluzioni che lei possa comprendere e che soddisfino le sue esigenze.

Di certo non ha tempo per una settimana di formazione o per un manuale d’uso di 1.000 pagine.

Ci sono molti elementi che distinguono un software scadente da uno di qualità. Il software è davvero in grado di risolvere i problemi o no? Mancano funzioni fondamentali?

Un software buono e uno ottimo, invece, si distinguono essenzialmente per un aspetto: la rapidità con cui è possibile utilizzarlo in modo autonomo per i propri scopi.

In sintesi: ecco come riesce la digitalizzazione

In definitiva, la digitalizzazione ha successo solo se avviene di propria iniziativa. Quando dite di vostra spontanea volontà: «Sì, voglio rendere la mia azienda più efficiente e orientata al futuro – e per questo intraprenderò con coerenza tutti i passi necessari a tal fine». Una prima parte della preparazione consiste anche nel coinvolgere tutti i partecipanti rilevanti.

Affrontando per primi i processi decisivi e fondamentali, si gettano le basi per ulteriori miglioramenti futuri. Preparazione per il progetto attuale e preparazione per quello successivo. Se non si riesce a recuperare digitalmente i dati relativi agli incarichi in cantiere, molto probabilmente non si riuscirà a rendere fluida la comunicazione tra cantiere e ufficio.

Avviate i progetti che ritenete opportuni, ovvero quelli che vi risultano chiari e che sono in linea con l’intero team e la vostra attività.

Oggi Thomas e i suoi collaboratori risparmiano fino al 25% di tempo in ufficio. Ciò consente al maestro carpentiere e al suo team di concentrarsi nuovamente maggiormente su questioni essenziali.

Ma ciò funziona solo perché si sono concentrati su un unico aspetto: la preparazione dei preventivi. I requisiti sono stati definiti sulla base dei processi esistenti (drag & drop, riutilizzo delle voci, soluzione basata sul cloud) e tutti i membri del team coinvolti sono stati integrati nel processo.

Ora è possibile passare ai prossimi progetti di digitalizzazione.

Julian, amministratore delegato e fondatore di Plancraft, ha illustrato la nostra visione della digitalizzazione in occasione del congresso «360 Grad» del Forum Handwerk Digital. Vi invitiamo a seguire la sua presentazione: ne vale sicuramente la pena.

Cliccate qui per accedere al webinar.

Su questo blog desideriamo trattare argomenti che vi interessano e che vi siano davvero d’aiuto. Scriveteci quali sono le vostre preoccupazioni: feedback@plancraft.com