Succesvol digitaliseren – zo lukt het in kleine bedrijven

Je hoort en ziet het overal: digitalisering.

En één ding is vandaag de dag onmiskenbaar: digitalisering biedt juist in het vakmanschap grote kansen.

Maar wat betekent digitalisering eigenlijk? En los van theoretische constructies: hoe kan ik echt succesvol digitaliseren? Waar komt het op aan en hoe bereid ik me voor?

Wat digitalisering in de kern voor jou betekent en welke succesfactoren en valkuilen er zijn, hebben we hier voor je samengevat.

Dit betekent digitalisering

In feite is digitalisering altijd een proces. En dat heeft niet zomaar een begin en een eind, waardoor je kunt zeggen: "Overmorgen is mijn bedrijf volledig gedigitaliseerd".

Vanuit dit perspectief kun je digitalisering als volgt definiëren:

Zo was het in de jaren 2000 bijvoorbeeld de weg naar mobiele data (inclusief die beruchte "internet"-knop waar je nooit op wilde drukken omdat dat behoorlijk duur was).

Daarna volgden de jaren 2010 en voor het eerst was het mogelijk om digitaal, wereldwijd, direct en zonder tijdsverschil met anderen te communiceren - we raakten via social media voor het eerst op deze manier verbonden.

Vandaag de dag zijn we nog steeds verbonden en zijn de smartphone en het internet niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Tegenwoordig heeft digitalisering nieuwe facetten, een groot thema: kunstmatige intelligentie. Van autonoom rijden tot computerondersteunde diagnostiek voor de vroege opsporing van ziekten zoals Parkinson, er is veel mogelijk.

En precies deze nieuwe technologieën maken het mogelijk om ons dagelijks leven, maar ook ons werk, opnieuw vorm te geven in de zin van efficiënter en slimmer, en aan het eind van de dag: te vereenvoudigen.

Maar totdat autonoom rijden voor bouwvoertuigen in serieproductie gaat, maken we gebruik van de tools die ons nu al een voorsprong geven.

In het vakmanschap betekent dit: software en daaraan gekoppelde gereedschappen en machines inzetten. Wij concentreren ons hier op het softwaregedeelte.

Zo slaagt de digitalisering in jouw vakgebied

Voordat je begint met het smeden van een "digitaliseringsplan", moet je je goed voorbereiden. Dat begint bij jouw processen in kaart te brengen en echt te begrijpen.

Als je jouw vakgebied neemt en vergelijkt met andere, zal het je snel opvallen: jullie verschillen in veel opzichten, vooral bij de uitvoering van opdrachten.

Kijk je vervolgens naar het niveau van de processen, dan wordt echter ook duidelijk dat er veel overeenkomsten zijn. Zo start (in de bouw- en installatiesector) elke opdracht met het werven ervan – oftewel het binnenhalen van de klus.

Wat daarna volgt, vertoont ook gelijkenissen: het offerteproces inclusief meerwerk, de planning van de bouwplaats, een orderbevestiging en natuurlijk moet er aan het einde ook nog correct worden afgerekend. En rondom dit basisproces van de orderverwerking zijn er nog veel meer processen.

Er zijn dus een heleboel processen en werkstappen die je kunt digitaliseren. Je zou natuurlijk kunnen proberen om zoveel mogelijk daarvan in één keer aan te pakken.

De ambitie is lovenswaardig! Maar wat wij hebben gezien – en wat je je vast kunt voorstellen – is: dit voornemen mislukt in de meeste gevallen.

Het fundament is waar het om draait

Het is belangrijk om eerst een digitaal fundament te leggen, dat vervolgens de basis vormt voor verdere maatregelen.

‍

Wat betekent dat concreet voor jou?

Het betekent dat je basistaken die onnodig veel tijd kosten, sneller en efficiënter oplost – digitaal. Precies het hierboven beschreven basisproces: van de start van de opdracht bij de acquisitie, via offertes tot aan de archivering.

En dat zijn in essentie drie aspecten die daar cruciaal zijn:

1. Verspilling minimaliseren

Houd niet-waardetoevoegende werkzaamheden zo klein mogelijk en probeer ze zoveel mogelijk te verminderen, te automatiseren of uit te besteden. Zo kun je al veel tijd besparen op je toch al drukke werkdag, bijvoorbeeld als het geen 10 uur per week meer kost om de documenten voor een klant op te stellen.

2. Overzicht behouden

Daarnaast is een overzicht van je openstaande zaken extreem belangrijk. Een goed voorbeeld hiervan: bij welke klant staat er nog een factuur open? Welke projecten zijn momenteel in bewerking?

3. Digitaal en audit-proof archiveren

Het gaat er niet om dat je documenten alleen maar digitaal aanmaakt. Het gaat erom dat je documenten audit-proof en voor de lange termijn (PDF-A) worden opgeslagen. Wie heeft wanneer wijzigingen aangebracht, op welk moment was er welke voortgang in de bouw en wanneer werden gebreken gedetecteerd en vastgelegd? Dit kan je redden in geval van schade.

En als dat eenmaal staat, dan kan het uitgebreide fundament en de daarmee verbonden medewerkers- & projectplanning worden aangepakt, en nog veel meer.

Struikelblok: te veel hooi op de vork genomen - inzicht uit de praktijk

Toen we voor het eerst spraken met Thomas Noll, meester-timmerman en directeur van een team van 25 man, . Hij beheerste zijn vak voor 100 procent, maar de software voor de verwerking van dagelijkse taken was minder begrijpelijk.

Waarom?

De gebruikte software was simpelweg te complex, duidelijk overladen (tabbladen in tabbladen met dropdowns en nog eens 3 nieuwe vensters...) en veel te onoverzichtelijk. Dat kostte hem en de Timmerman uiteindelijk elke dag tijd en dus geld.

Dat is vaak het geval wanneer een oplossing probeert veel problemen tegelijk op te lossen:

• Orderverwerking
• Tijdregistratie
• Inkoop
• Magazijnbeheer
• Wagenparkbeheer
• Orderbeheer
• ...

Het is goed om hoge doelen te stellen. Maar dat vereist de nodige voorbereiding.

We zien zeker bedrijven die erin slagen hun processen strikt te digitaliseren, hetzij met een combinatie van verschillende goede softwareoplossingen, hetzij met een totaalsysteem. Maar in die gevallen was er altijd sprake van een goede voorbereiding – of een zeer lange gewenningsperiode die veel efficiëntie heeft gekost.

Want na 5 jaar met een complex systeem heb je uiteindelijk wel je weg gevonden.

Of dat de juiste weg is? Wij vinden van niet.

Horde omzeilen: tijdgebrek

Je weet het zelf: je orderboeken zitten vol en tijd is sowieso schaars. Daarom is een overstap in de dagelijkse bedrijfsvoering vaak niet in te passen.

Daarom zijn er oplossingen nodig die je kunt begrijpen en die aan je eisen voldoen.

Voor een week training of een handleiding van 1000 pagina's heb je vast geen tijd.

Er zijn veel onderscheidende kenmerken tussen slechte en goede software. Kan de software problemen echt oplossen of niet? Ontbreken er cruciale functies?

Goede en zeer goede software onderscheidt zich daarentegen hoofdzakelijk door hoe snel je deze zelfstandig voor jouw doeleinden kunt inzetten.

Samengevat: zo slaagt digitalisering

Digitalisering slaagt uiteindelijk alleen als het vanuit eigen motivatie gebeurt. Als je zelf zegt: “Ja, ik wil mijn bedrijf efficiënter en toekomstgericht inrichten – en daarom zet ik consequent alle stappen die daarvoor nodig zijn”. De eerste stap in de voorbereiding is ook: alle relevante betrokkenen erbij betrekken.

Wanneer je eerst de cruciale, fundamentele processen aanpakt, leg je het fundament voor verdere verbeteringen in de toekomst. Voorbereiding voor het huidige project en voorbereiding voor het volgende. Als het je niet lukt om je opdrachtgegevens digitaal op de bouwplaats op te roepen, zal het je hoogstwaarschijnlijk ook niet lukken om de communicatie tussen de bouwplaats en het kantoor naadloos te laten verlopen.

Start de projecten die jij juist vindt – dus wat voor jou begrijpelijk is en past bij je hele team en bedrijf.

Vandaag besparen Thomas en zijn medewerkers tot wel 25% tijd op kantoor. Hierdoor kan de Timmerman en zijn team zich weer meer focussen op de essentiële zaken.

Dat lukt echter alleen omdat ze zich op één thema hebben gefocust: de Voorbereiding offerte. De vereisten werden afgeleid van de bestaande processen (drag & drop, posities hergebruiken, cloudgebaseerd) en alle relevante teamleden werden erbij betrokken.

Nu kan er worden begonnen aan de volgende digitale projecten.

Julian, directeur en oprichter van Plancraft, mocht onze visie op digitalisering toelichten tijdens het 360 Grad Kongress van het Forum Handwerk Digital. Bekijk gerust zijn presentatie eens, het is zeker de moeite waard.

Klik hier voor het Webinar.

We willen op dit blog schrijven over onderwerpen die jou interesseren en die je echt verder helpen. Laat ons weten wat je bezighoudt: feedback@plancraft.com