Digitalización con éxito: así se consigue en las pequeñas empresas

Se oye y se ve por todas partes: la digitalización.

Y hay algo que hoy en día es indiscutible: la digitalización ofrece grandes oportunidades, sobre todo en el sector artesanal.

Pero, ¿qué significa realmente la digitalización? Y más allá de los conceptos teóricos: ¿cómo puede llevar a cabo una digitalización realmente exitosa? ¿Qué es lo más importante y cómo debe prepararse?

Aquí le hemos resumido qué significa la digitalización en esencia para usted y cuáles son los factores de éxito y los obstáculos que puede encontrar.

Esto es la digitalización

En el fondo, la digitalización es siempre un proceso. Y este no tiene un simple principio y un final, de modo que se pueda decir: «Pasado mañana mi empresa habrá completado su digitalización».

Desde esta perspectiva, la digitalización puede definirse de la siguiente manera:

Así, en la década de los 2000, por ejemplo, fue el camino hacia los datos móviles (junto con el ominoso botón de «Internet» que nunca se quería pulsar porque resultaba bastante caro).

Luego llegaron los años 2010 y, por primera vez, fue posible interactuar con otras personas de forma digital, globalizada, directa y sin desfase temporal: a través de las redes sociales nos conectamos por primera vez de esta manera.

Hoy en día seguimos conectados, y ya no podemos imaginar nuestra vida cotidiana sin el smartphone ni Internet. En la actualidad, la digitalización presenta nuevas facetas, y un tema de gran relevancia: la inteligencia artificial. Desde la conducción autónoma hasta el diagnóstico asistido por ordenador para la detección precoz de enfermedades como el párkinson, hay muchas posibilidades.

Y son precisamente estas nuevas tecnologías las que nos permiten rediseñar nuestra vida cotidiana, así como nuestro trabajo, de forma más eficiente e inteligente y, en definitiva, simplificarlos.

Sin embargo, hasta que la conducción autónoma para vehículos de obra se generalice, recurrimos a las herramientas que ya hoy nos proporcionan una ventaja competitiva.

En el sector de la construcción, esto significa utilizar software y, en consecuencia, también herramientas y maquinaria. Aquí nos centramos en la parte del software.

Así se logra la digitalización en su sector

Antes de empezar a elaborar un «plan de digitalización», debe prepararse bien. Lo primero es identificar sus procesos y comprenderlos de verdad.

Si ahora compara su sector con otros, se dará cuenta rápidamente de que se diferencian en muchos aspectos, sobre todo en la ejecución de los encargos.

Sin embargo, si se analiza el nivel de los procesos, también queda claro que existen muchos puntos en común. Así, (tanto en el sector principal de la construcción como en los sectores auxiliares) cada encargo comienza con su captación, es decir, con su adjudicación.

Lo que viene a continuación también presenta similitudes: el proceso de licitación, incluidas las modificaciones posteriores; la planificación de la obra; la confirmación del encargo y, por supuesto, al final también debe realizarse una liquidación adecuada. Y en torno a este proceso básico de gestión de encargos existen muchos otros procesos.

Por lo tanto, hay una gran cantidad de procesos y pasos de trabajo que se pueden digitalizar. Por supuesto, se podría intentar llevar a cabo el mayor número posible de ellos de una sola vez.

¡La ambición es loable! Pero lo que hemos observado —y que seguramente ya se imagina— es que, en la mayoría de los casos, este proyecto fracasa.

Lo importante son los cimientos

Es importante sentar primero unos cimientos digitales que sirvan de base para medidas posteriores.

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¿Qué significa esto concretamente para usted?

Significa resolver de forma más rápida y eficiente —digitalmente— las tareas básicas que consumen una cantidad innecesaria de tiempo. Precisamente el proceso básico descrito anteriormente: desde el inicio del encargo en la captación de clientes, pasando por los presupuestos, hasta el archivo.

Y hay, esencialmente, tres aspectos que resultan críticos en este sentido:

1. Minimizar el desperdicio

Mantener al mínimo las tareas que no aportan valor añadido y, en la medida de lo posible, reducirlas, automatizarlas o externalizarlas. De este modo, podrá ahorrar mucho tiempo de su ya de por sí escasa jornada laboral, si, por ejemplo, no se necesitan 10 horas a la semana para elaborar los documentos para un cliente.

2. Tener una visión general

Además, es extremadamente importante tener una visión general de sus asuntos pendientes. Un buen ejemplo de ello: ¿qué cliente tiene alguna factura pendiente? ¿Qué proyectos se están tramitando actualmente?

3. Archivar de forma digital y a prueba de auditorías

No se trata simplemente de crear documentos en formato digital. Se trata de que sus documentos se almacenen de forma segura para una posible auditoría y aptos para el archivo a largo plazo (PDF-A). Quién ha realizado los cambios, en qué momento se produjo qué avance en la obra y cuándo se detectaron y registraron los defectos. Esto le salvará en caso de que se produzca un siniestro.

Y una vez que todo esto esté en orden, se podrá abordar la base ampliada y la planificación de personal y proyectos asociada a ella, entre otras muchas cosas.

Escollo: asumir demasiado — Experiencia práctica

Cuando hablamos por primera vez con Thomas Noll, maestro carpintero y director general de un equipo de 25 personas, dominaba su oficio al 100 %, pero el software para gestionar las tareas diarias le resultaba menos comprensible.

¿Por qué?

El software utilizado era sencillamente demasiado complejo, claramente sobrecargado (pestañas dentro de pestañas con menús desplegables y otras tres ventanas nuevas...) y demasiado confuso. Al final, eso les costaba a él y al taller de carpintería tiempo cada día y, por lo tanto, dinero.

Esto suele ocurrir cuando una solución intenta resolver muchos problemas a la vez:

• Gestión de pedidos
• Registro de horas
• Compras
• Gestión de almacenes
• Gestión de flotas
• Control de pedidos
• ...

Es acertado fijarse objetivos ambiciosos. Pero ello requiere la preparación necesaria.

Es cierto que vemos empresas que logran digitalizar sus procesos de forma rigurosa, ya sea mediante una combinación de diversas soluciones de software de calidad o mediante un sistema integral. Pero en todos esos casos ha habido una buena preparación —o una fase de adaptación muy prolongada que ha supuesto una gran pérdida de eficiencia—.

Y es que, tras cinco años con un sistema complejo, uno acaba por orientarse.

¿Es ese el camino correcto? Nosotros creemos que no.

Superar el obstáculo: la falta de tiempo

Usted mismo lo sabe: su cartera de pedidos está llena y el tiempo, de por sí, es un bien escaso. Por lo tanto, a menudo no es posible encajar un cambio en el día a día de la empresa.

Por eso se necesitan soluciones que pueda comprender y que se adapten a sus necesidades.

Seguramente no tiene tiempo para una semana de formación ni para un manual de instrucciones de 1000 páginas.

Hay muchas diferencias entre un software malo y uno bueno. ¿Es capaz el software de resolver realmente los problemas o no? ¿Le faltan funciones esenciales?

El software bueno y el muy bueno, en cambio, se distinguen fundamentalmente por lo siguiente: la rapidez con la que puede utilizarlo de forma autónoma para sus fines.

En resumen: así se logra la digitalización

Al fin y al cabo, la digitalización solo tiene éxito cuando surge de su propia iniciativa. Cuando usted mismo dice: «Sí, quiero que mi empresa sea más eficiente y esté orientada al futuro, y por eso voy a dar todos los pasos necesarios de forma sistemática». La primera parte de la preparación consiste también en: involucrar a todos los participantes relevantes.

Si aborda primero los procesos fundamentales y decisivos, sentará las bases para futuras mejoras. Preparación para el proyecto actual y preparación para el siguiente. Si no consigue consultar digitalmente los datos de sus encargos en la obra, lo más probable es que no logre establecer una comunicación fluida entre la obra y la oficina.

Ponga en marcha los proyectos que considere adecuados, es decir, aquellos que le resulten comprensibles y se ajusten a todo su equipo y a su empresa.

Hoy en día, Thomas y sus empleados ahorran hasta un 25 % de tiempo en la oficina. Esto permite al maestro carpintero y a su equipo volver a centrarse más en los temas esenciales.

Sin embargo, esto solo funciona porque se han centrado en un único aspecto: la elaboración de presupuestos. Los requisitos se derivaron de los procesos anteriores (arrastrar y soltar, reutilización de partidas, basado en la nube) y se involucró a todos los miembros relevantes del equipo.

Ahora pueden pasar a los siguientes proyectos de digitalización.

Julian, director general y fundador de Plancraft, tuvo la oportunidad de exponer nuestra visión sobre la digitalización en el congreso «360 Grad» del Forum Handwerk Digital. No duden en echar un vistazo a su ponencia; sin duda, merece la pena.

Acceda aquí al seminario web.

En este blog queremos escribir sobre temas que le interesen y que le resulten realmente útiles. Escríbanos para contarnos qué le preocupa: feedback@plancraft.com