Eine E-Rechnung ist ganz einfach eine Rechnung im maschinenlesbaren XML-Format. Sie ist speziell dafür gedacht, von Systemen automatisch verarbeitet zu werden – also nicht zum Lesen für uns Menschen, sondern für die Technik im Hintergrund.
Die für Deutschland bekanntesten Formate sind X-Rechnung (reine XML-Datei) und ZugFeRD (beinhaltet eine lesbare PDF-Datei).
So sieht das XML-Format aus:
Folgendes sind keine E-Rechnungen:
PDF Dateien
Word Dateien
Excel Sheets
eingescannte Papiere
Sicher, das ist alles digital, aber eine E-Rechnung ist das noch lange nicht – und der Steuerberater würde sicher den Kopf schütteln. Also merken wir uns schon mal: Eine digitale Rechnung ist nicht automatisch eine E-Rechnung.
Was hat es mit der Pflicht auf sich?
Das Rechnungswesen soll für alle Unternehmen langfristig einfacher werden. Die EU-Kommission hat beschlossen, das Format der Rechnungsstellung zu standardisieren. Bisher war der Rechnungssteller frei in der Gestaltung, solange alle Pflichtangaben (Firma, Steuernummer, Anschrift) vorhanden waren.
Generell gilt die E-Rechnungspflicht für den Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025. Für den Versand gelten Übergangsregeln bis zum 31.12.2027.
Welche Arten von Rechnungen sind betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft nur den Rechnungsversand & -empfang zwischen Unternehmen & an öffentliche Einrichtungen.
Endkunden sind von der Pflicht ausgenommen & erhalten weiterhin ihre Rechnungen wie gewohnt per PDF, Papier oder wie auch immer vereinbart.
Wann gilt was?
Aktuell: Unternehmen, die mit öffentlichen Einrichtungen zusammenarbeiten, müssen bereits eine E-Rechnung ausstellen.
Ab 2025: Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet lediglich, dass man ein E-Mail-Postfach benötigt & ein Tool, wie QUBA, welches das XML Format auslesen kann. Dazu folgt gleich mehr!
Ab 2027: Unternehmen müssen E-Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen. Ausnahme: Betriebe mit weniger als 800.000 € Vorjahresumsatz sind hiervon bis Ende 2027 ausgenommen. Mit der Zustimmung des Empfängers darfst du auch weitere Formate, wie PDF & Post Rechnungen bis Ende 2027 versenden.
Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden.
(Hier gilt auch wieder die Ausnahme für Endkunden!)
Das ändert sich für deinen Handwerksbetrieb
Grundsätzlich ändert sich nur das Format, in dem du Rechnungen an andere Unternehmen ausstellst oder selber empfängst. Hier haben wir dir die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Wenn du bereits ein E-Mail-Postfach hast, kannst du E-Rechnungen empfangen.
Sollte z.B. dein Lieferant auf X-Rechnung umstellen, ohne dir ein PDF Dokument mitzugeben, brauchst du ein Tool, welches dir das Auslesen der X-Rechnung ermöglicht. Wir empfehlen dir QUBA. Das ist ein simpler X-Rechnungs-Viewer, gefördert vom Bundesministerium für Bildung & Forschung. Er ist vor allem kostenlos.
Möchtest du ab dem 01.01.2025 weiterhin Rechnungen an andere Unternehmen, nicht im E-Rechnungsformat ausstellen, benötigst du die Zustimmung des Empfängers. Hier langt ein einfaches schriftliches Einverständnis, per Mail oder unterschriebenen Brief. Hauptsache, du kannst das Einverständnis nachweisen.
Rechnungen unter 250 Euro (Kleinstbeträge) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Du brauchst dir also bei kleineren Ausgaben, wie beim Bäcker oder an der Tanke, keine Gedanken um eine E-Rechnung machen.
E-Rechnung mit plancraft
Mit plancraft stellst du standardmäßig Rechnungen immer ganz einfach im PDF Format aus.
Mit der neuen Funktion wirst du dann eine Rechnung im E-Rechnungskompatiblen XML-Format zusätzlich exportieren können.
Das besondere daran: plancraft integriert auch immer ein PDF in diese XML-Datei. Heißt beim Auslesen der Datei, erhalten Empfänger deiner Rechnung auch immer automatisch dieselbe Rechnung als PDF mit.
Dank plancraft genießen deine Rechnungsempfänger die Freiheit, sowohl die X-Rechnung als auch die integrierte PDF-Version zu wählen, je nachdem, was für sie am besten passt.
Wir arbeiten intensiv an der Bereitstellung der E-Rechnungsfunktion in den kommenden Wochen! Du möchtest jetzt schon erfahren, wie du eine E-Rechnung in plancraft erstellst? Hier findest du unseren Hilfeartikel, der dir zeigt, wie das Ganze funktionieren wird.
Zusammenfassung
Wie wir sehen, ist das alles gar nicht so kompliziert, wie es auf den ersten Blick scheint. Es bleibt genug Zeit, um sich darauf vorzubereiten. Schlussendlich bietet diese “Pflicht” langfristig mehr Vorteile, als Nachteile, weil die Digitalisierung des Rechnungswesens in Europa notwendig ist. Es mag in der Kommunikation zwar etwas wirr wirken, aber wir können uns sicher sein, dass wir langfristig gemeinsam damit Prozesse effizienter gestalten werden, Kosten senken und Fehler vermieden werden.
Wir bei plancraft haben es uns zur Mission gemacht, Handwerkern Freiräume zu schaffen. Wenn du dich, wie über 20.000 andere, von unserer einfachen Handwerkersoftware überzeugen willst, kannst du dirhier einen 7-tägigen Testaccount erstellen – schnell, einfach & kostenlos.
Autor des Beitrags
Nikita Salanovich
Project Manager im Marketing
Nikita ist Experte für rechtliche und branchenspezifische Entwicklungen bei plancraft. Er hat sich auf die gesetzlichen Änderungen und Trends im Handwerk spezialisiert und hält die Nutzer von plancraft stets auf dem Laufenden. Mit seinem fundierten Wissen und seiner Fähigkeit, komplexe Themen verständlich zu erklären, ist Nikita eine wertvolle Quelle für alle Handwerker, die über die neuesten gesetzlichen Anforderungen informiert bleiben möchten.
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