¿Se deben emitir las facturas a cuenta de forma acumulativa o a tanto alzado?

En Alemania existen estos dos tipos de pagos a cuenta

El VOB (Reglamento de Adjudicación y Contratación de Obras) prevé dos posibilidades para emitir facturas de anticipos. La primera variante es, en teoría, la más sencilla: los anticipos a tanto alzado. La segunda variante, aunque suene más complicada, tampoco es, en definitiva, nada del otro mundo: los anticipos acumulativos (también denominados «acumulados»).

Aspectos importantes sobre las facturas de anticipos

Las facturas a cuenta —a diferencia de las facturas parciales— se emiten antes de que se haya completado su prestación, es decir, antes de la recepción de la obra. Al igual que una factura normal, la factura a cuenta debe incluir toda la información relevante.

En algunas regiones, las facturas a cuenta también se denominan «a cuenta» y, en definitiva, todas significan lo mismo: un anticipo o una liquidación de los servicios que se van a prestar o que ya se han prestado.

Un ejemplo

Usted está instalando un suelo nuevo en un piso y emite una factura a cuenta antes incluso de comenzar los trabajos, por ejemplo, para que le paguen por adelantado el material. En este caso, aún no se ha prestado ningún servicio, por lo que no puede tener lugar ninguna aceptación.

Pagos a cuenta a tanto alzado

Se consideran supuestamente sencillas, ya que, en principio, en cuanto a su estructura y elaboración, son similares a las facturas normales. Al final, cada una de ellas indica un importe y es válida por sí misma. Por eso también se denominan «pagos a cuenta a tanto alzado».

En la práctica, a menudo se cobra «a tanto alzado», por ejemplo, el 50 % de los costes de material al inicio del encargo o, a medida que avanza el trabajo, un porcentaje del importe total del encargo.

Esto beneficia a su economía, es decir, a su gestión de la liquidez. Por cierto, esto se aplica tanto a las grandes como a las pequeñas empresas.

Lo interesante viene con la factura final: esta recoge todas las partidas (servicios, material, etc.) del encargo total y solo puede emitirse una vez se haya realizado la recepción de la obra.

En ella deben compensarse, por supuesto, los pagos a cuenta emitidos anteriormente, ya que las sumas a tanto alzado ya se han recibido.

Pagos a cuenta acumulativos

Comencemos por el término «acumulativo» (a menudo también «acumulado»). En este caso, los anticipos se configuran de forma acumulativa, es decir, se van sumando unos a otros. Se utilizan con frecuencia en la práctica y muchas empresas constructoras, arquitectos y promotores los exigen. ¿Por qué?

Porque reflejan el avance de las obras.

Esto significa que cada pago a cuenta refleja más prestaciones y material —o mayores cantidades— que el pago a cuenta anterior. Reflejan en todo momento el estado actual de ejecución del encargo.

Por lo tanto, su estructura difiere de la de los pagos a cuenta a tanto alzado. Es necesario compensar entre sí las facturas de los pagos a cuenta anteriores.

Cumulativo frente a a tanto alzado: diferencias en la práctica

En la práctica, la primera factura de anticipo es similar en ambos procedimientos. En principio, se trata de una factura normal, ya que aún no hay nada que compensar.

A partir de la segunda factura a cuenta, sin embargo, en una serie de facturas a cuenta acumuladas se obtiene un desglose en el que se compensa, es decir, se deduce, la factura a cuenta anterior. Tal y como se ha descrito anteriormente, la segunda factura a cuenta acumulada también incluye los servicios ya facturados (en el ejemplo, el material 1 y el material 2).

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La factura final

En ambas variantes, la factura final debe detallar al final el importe total de los servicios y contrastar los anticipos. A partir de ahí, el importe pendiente de pago se calcula finalmente a partir del importe total de la factura final (en nuestro ejemplo, 5.950,00 EUR brutos), los anticipos aplicados y su pago. En nuestro ejemplo, tras el pago inicial, el importe pendiente de pago es:

• Importe total del encargo = importe de la factura final: 5.950 EUR
• Pago a cuenta 1: 1.190 EUR
• Pago a cuenta 2: 595 EUR
• Importe pendiente: 4.165 EUR

En plancraft, en las facturas a cuenta, tiene la posibilidad de adjuntar un desglose de pagos por separado como anexo adicional. Este desglose muestra detalladamente qué pagos ha realizado su cliente y cuándo (siempre que los haya registrado correctamente en plancraft). Asimismo, se indican debidamente los descuentos o las retenciones de garantía.

¿Qué debo tener en cuenta en el caso de los pagos a cuenta acumulados?

Si desea seguir emitiendo y calculando pagos a cuenta a tanto alzado, puede hacerlo sin problemas y no es necesario que realice ninguna acción adicional.

Si desea pasar de los pagos a cuenta a tanto alzado a los acumulados, debe tener en cuenta que, a partir de ahora, deberá deducir siempre el avance actual del encargo. En consecuencia, cada nuevo pago a cuenta deberá reflejar, como mínimo, el alcance de los servicios del pago a cuenta anterior.

Si solo incluye servicios o material que hayan vencido para su facturación desde el último pago a cuenta, su factura de pago a cuenta acumulado podría resultar demasiado baja (... ya que se tienen en cuenta, es decir, se deducen, sus pagos a cuenta anteriores).

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