Deze twee soorten voorschotten bestaan in Duitsland
De VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) voorziet in twee manieren om voorschotfacturen op te stellen. De eerste variant is de vermeend eenvoudigere: forfaitairevoorschotten. Variant twee klinkt misschien ingewikkelder, maar is uiteindelijk ook geen hogere wiskunde: cumulatieve (ook wel gecumuleerde) voorschotten.
Belangrijke informatie over voorschotfacturen
Voorschotfacturen worden - in tegenstelling tottotVoorschotfacturen - vóórvoltooiing van je werkzaamheden, oftewel een oplevering, verstuurd. Net als bij een normale factuur moet ook de voorschotfactuur alle relevante informatie bevatten.
Voorschotfacturen worden in sommige regio's ook wel "aanbetalingsfacturen" genoemd en betekenen uiteindelijk allemaal hetzelfde: een aanbetaling of afrekening van de te leveren of geleverde diensten.
Een voorbeeld
Je legt een nieuwe vloer in een woning en verstuurt al voordat je begint een voorschotfactuur om bijvoorbeeld het materiaal te laten aanbetalen. Hier is nog geen prestatie geleverd, dus kan er geen oplevering plaatsvinden.
Forfaitaire voorschotfacturen
Ze zijn vermeend eenvoudig omdat ze in principe, qua opbouw en creatie, lijken op normale facturen. Ze vermelden uiteindelijk elk een bedrag en zijn op zichzelf geldig. Daarom worden ze ook wel forfaitaire voorschotfacturengenoemd.
In de praktijk wordt vaak "forfaitair" bijvoorbeeld 50% van de materiaalkosten aan het begin van de opdracht of bij voortgang een percentage van de totale opdracht in rekening gebracht.
1. Voorschotfactuur, sterk vereenvoudigde variant met forfaitair vermelde aanbetaling
Dat is goed voor de portemonnee, oftewel je liquiditeitsbeheer. Dit geldt overigens voor zowel grote als kleine bedrijven.
Interessant wordt het pas bij de eindfactuur: deze vormt alle posten (diensten, materiaal, enz.) van de totale opdracht af en mag pas na de oplevering van het bouwwerk worden ingediend.
Hierin moeten eerder gemaakte voorschotten uiteraard worden verrekend - aangezien de gefactureerde forfaitaire bedragen al zijn ontvangen.
Cumulatieve voorschotten
Laten we beginnen met het woord "cumulatief". Cumulatief, oftewel opbouwend, is hoe voorschotten in dit geval zijn vormgegeven. Ze worden in de praktijk vaak toegepast en veel aannemers, architecten en opdrachtgevers vragen erom. Waarom?
Omdat ze de voortgang van de bouw weergeven.
Dit betekent dat elk voorschot meer diensten en materiaal (of grotere hoeveelheden) bevat dan het voorgaande voorschot. Ze weerspiegelen op elk moment de actuele status van de opdracht.
Ze zijn dus anders opgebouwd dan forfaitaire voorschotten. Ze moeten onderling al eerdere voorschotfacturen verrekenen.
Cumulatief vs. forfaitair: verschillen in de praktijk
In de praktijk is de 1e voorschotfactuur bij beide methoden gelijk. Het is in principe een normale factuur, omdat er nog niets te verrekenen valt.
Voorbeeld van een eenvoudig voorschot van € 1.000 netto, € 1.190 bruto
Vanaf de 2e voorschotfactuur ontvangt men bij een cumulatieve reeks echter een factuuroverzicht waarin het voorgaande voorschot wordt verrekend, oftewel in mindering wordt gebracht. Zoals hierboven beschreven, vermeldt de cumulatieve 2e voorschotfactuur ook de reeds gefactureerde diensten (in het voorbeeld materiaal 1 en materiaal 2).
Voorbeeld van een verrekeningstabel in de 2e voorschotfactuur (cumulatief)
De eindfactuur
In beide varianten moet de Eindfactuur vermeld aan het einde de totale prestatie en zet hier de voorschotten tegenover. Hieruit volgt uiteindelijk uit het totaalbedrag van de eindfactuur (in ons voorbeeld bruto 5.950,00 EUR) en de ingediende voorschotten en de betaling daarvan het nog te betalen, openstaande vorderingsbedrag. In ons voorbeeld is dat na een aanbetaling van:
Totaalbedrag van het project = Bedrag van de eindfactuur: 5.950 EUR
Voorschot 1: 1.190 EUR
Voorschot 2: 595 EUR
Openstaande vordering: 4.165 EUR
Voorbeeld van een eindfactuur in het vakbedrijf, verrekening van de voorschotfacturen (akkoord) / aanbetalingen
In plancraft heb je bij voorschotfacturen de mogelijkheid om een aparte betalingsspecificatie als extra bijlage toe te voegen. Deze toont in detail welke betalingen je klant wanneer heeft gedaan (ervan uitgaande dat je deze correct in plancraft hebt ingevoerd). Ook betalingskorting of ingehouden zekerheidsstelling worden correct weergegeven.
Waar moet ik op letten bij cumulatieve voorschotten?
Als je nog steeds forfaitaire voorschotten wilt opstellen en berekenen, kun je dat probleemloos doen en hoef je geen verdere actie te ondernemen.
Als je wilt overstappen van forfaitaire voorschotten naar cumulatieve, moet je er rekening mee houden dat je vanaf nu altijd de actuele voortgang van het project factureert. Dienovereenkomstig moet een nieuw voorschot telkens ten minste de omvang van de prestaties van het vorige voorschot bevatten.
Voeg je alleen diensten / materiaal toe die sinds het laatste voorschot voor facturering in aanmerking komen, dan kan je cumulatieve voorschotfactuur te laag uitvallen (... want je vorige voorschotten worden immers meegerekend, d.w.z. in mindering gebracht).
Feedback
We willen op dit blog schrijven over onderwerpen die jou interesseren en die je echt helpen. Laat ons weten wat jou bezighoudt: feedback@plancraft.com
Auteur van het artikel
Lukas Bartels
Manager voor merkmarketing
Lukas is brand marketing manager bij plancraft en maakte vanaf het begin deel uit van het team. Hij kent de behoeften van vakmensen en is altijd op de hoogte van de laatste digitale innovaties. Dankzij zijn jarenlange ervaring in de start-upwereld weet hij duurzame oplossingen te ontwerpen voor de ambachtelijke sector.
.webp)
