Hoe schrijf ik als vakman een factuur?

Wat moet er allemaal op je factuur staan? 

Nadat je je project succesvol hebt afgerond, wil je je werkzaamheden natuurlijk in rekening brengen bij je klant. Om ervoor te zorgen dat noch je klant, noch de belastingdienst ergens bezwaar tegen kan maken, moet je bepaalde verplichte gegevens op je factuur vermelden.

‍

‍

In het briefhoofd kun je al een groot deel van de verplichte gegevens kwijt

‍

Verplichte gegevens op de factuur:

• Naam en adres van je klant
• Naam en adres van je bedrijf 
• Datum van factuurcreatie 
• Oplopend factuurnummer (let op de GoBD-conformiteit!)
• Je belastingnummer of btw-identificatienummer
• Informatie over het product en/of de dienst (hoeveelheid, soort, omvang, tijdstip)
• Factuurbedrag (netto bedrag, belastingtarief, belastingbedrag en bruto bedrag)

‍

Vrijwillige, maar nuttige aanvullende gegevens:

Naast de verplichte gegevens die de belastingdienst en je klanten vereisen, is het zinvol om je factuur aan te vullen met andere vrijwillige gegevens. Zo weet je zeker dat je zo snel mogelijk je geld krijgt en dat je klanten precies weten hoe ze moeten betalen.

• Je contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres
• Je bankgegevens
• Een betalingstermijn 
• Een Voorschotfactuur
• Je bedrijfslogo
• Een korte begeleidende brief aan je klant

‍

Speciale regels voor kleine ondernemers

De kleineondernemersregeling is bedoeld om de boekhouding voor kleine of startende bedrijven te vereenvoudigen, doordat je geen btw hoeft te berekenen en later aan de belastingdienst hoeft af te dragen. 

In de praktijk betekent dit dat je geen btw op je facturen vermeldt en daarvoor een opmerking toevoegt. Bijv.: “Conform de kleineondernemersregeling wordt er geen btw berekend.” Als je vaksoftware zoals Plancraft gebruikt, wordt hier meestal automatisch rekening mee gehouden. 

Verzending van je facturen

Hoe je je facturen verstuurt, hangt volledig af van jou en je klanten. Of je ze nu klassiek per brief of per e-mail verstuurt, maakt voor de belastingdienst niet uit. In principe moet je echter altijd in je achterhoofd houden wat voor jou efficiënter en goedkoper is. Het uitprinten van je facturen en het per post versturen kost je in het begin misschien nog niet veel tijd en geld, maar deze bedragen lopen in de loop van je zelfstandigheid op en kunnen eenvoudig worden vermeden als je alles digitaal verwerkt.

Bewaarplicht van je facturen

Als bedrijf ben je verplicht om je zakelijke documenten gedurende een periode van 10 jaar te bewaren. Hierbij maakt het niet uit of de documenten op papier of digitaal worden opgeslagen.

Naast de bewaartermijn is ook de GoBD belangrijk voor je. Deze richtlijn beschrijft de wijze en sortering van je documenten.

De achtergrond hiervan is dat belastingdiensten niet door stapels ongesorteerde en onvolledige documenten hoeven te spitten; daarom ben je verplicht om je facturen navolgbaar, gesorteerd, naar waarheid, volledig en opeenvolgend te bewaren en te labelen. 

En wat betekent dat concreet voor jou?

Je facturen moeten droog, schoon en geordend worden bewaard. Als je facturen alleen lokaal op je computer staan, kan een defect aan de hardware fatale gevolgen hebben. We raden je daarom aan om je bestanden in de cloud op te slaan. De voordelen van de cloud hebben we in het volgende artikel verder samengevat. 

Ons duidelijke advies: Plancraft vakmansoftware

Met vakmansoftware zoals Plancraft schrijf je in een handomdraai facturen, zonder bang te hoeven zijn dat je iets vergeet of niet aan de wettelijke eisen voldoet. Alle verplichte gegevens worden automatisch meegenomen, zodat je je facturen als vakman foutloos opstelt. Bovendien voldoet Plancraft met de huidige functies aan de GoBD-normen.

En het beste van alles: onze software is cloudgebaseerd. Zo kun je vanaf elk apparaat en overal waar je internet hebt je facturen bewerken en je documenten veilig bewaren. Test Plancraft vandaag nog gratis.

Samenvatting

Bij het opstellen en archiveren van je facturen moet je met veel zaken rekening houden, zeker als je net je eigen vakbedrijf bent gestart of een bestaand bedrijf overneemt. Naast de eisen van de belastingdienst wil je de betaling van facturen voor je klanten zo eenvoudig mogelijk maken, en dat alles moet het liefst zo min mogelijk tijd en geld kosten.

Als eerste oplossing kunnen factuursjablonen in Excel en Word aantrekkelijk lijken, maar ze voldoen niet aan de eisen van de belastingdienst en beschermen je niet tegen fouten. Hier kan gespecialiseerde software je helpen die aan alles voor je denkt, de btw berekent, je facturen verstuurt en uiteindelijk alles voor je bewaart.

Zo kunnen de belastingdienst en vervelend kantoorwerk je succes niet in de weg staan. Dergelijke software hoeft bovendien niet duur of ingewikkeld te zijn om je te helpen je te concentreren op waar het echt om gaat.

Wij raden het gebruik aan van vakmansoftware. Goede software vereenvoudigt het schrijven van facturen en houdt automatisch rekening met de wettelijke eisen. Zo stel je heel eenvoudig je facturen op. 

‍