Bedrijf 4.0: De cloud in het vakmanschap eenvoudig uitgelegd

De cloud biedt enorm potentieel – niet voor niets vertrouwen grote techbedrijven al lang bijna uitsluitend op cloudtechnologieën. Maar ook in het vakmanschap kan het je dagelijkse werk aanzienlijk vergemakkelijken.

In dit artikel ontdek je hoe de cloud in het vakmanschap werkt, welke voordelen het voor jouw bedrijf biedt en waar je op moet letten bij het onderwerp gegevensbescherming.

‍

Wat is de cloud?

De cloud is in feite een externe server die niet op jouw kantoor staat, maar op een andere locatie wordt beheerd. Via deze server worden verschillende diensten aangeboden, bijvoorbeeld:

• Softwareapplicaties
• Opslagruimte
• Rekenkracht

Deze vorm wordt Public Cloud genoemd, omdat de infrastructuur door een aanbieder wordt beheerd en door veel gebruikers wordt gebruikt.

Het grote voordeel: je kunt via internet en apparaten zoals een smartphone, tablet of computer op elke locatie bij je gegevens.

Waarom de cloud zinvol is in het vakmanschap

De cloud biedt je meer flexibiliteit en helpt je om je bedrijf efficiënter te organiseren.

Concreet betekent dit:

• Minder papierwerk
• Eenvoudigere communicatie
• Snellere processen
• Overal toegang tot gegevens (bijv. op de bouwplaats of bij de klant)

Terwijl klassieke software vaak alleen lokaal op je computer draait, geeft cloudsoftware je toegang tot alle belangrijke informatie – altijd en vanaf elk apparaat.

‍

Hier gebruik je de cloud al

Wanneer je berichten verstuurt via WhatsApp, gebruik je al de cloudtechnologie van Facebook. De servers staan namelijk in Californië. Als je bericht bijvoorbeeld nog niet is ontvangen, wordt het 30 dagen lang in Californië opgeslagen; anders bevinden de gegevens van je chats zich alleen op de betreffende apparaten waartussen de communicatie plaatsvindt.

Ook e-mails worden op cloudservers opgeslagen. Als je bijvoorbeeld je e-mails schrijft via Gmail van Google of via de Telekom, dan staan je mails in hun servercentra. Je gebruikt dus al cloudgebaseerde systemen in je dagelijkse bedrijfsvoering.

Moderne communicatie maakt dus al lang gebruik van de cloud; het resultaat is een veel snellere en eenvoudigere manier van communiceren.

Vaarwel papierchaos! Gegevens mobiel opvragen

Bergen papier op het bureau, volle ordners en de wanhopige zoektocht naar dat ene verdomde briefje... Dat heb je vast allemaal wel eens gezien en meegemaakt, toch?

De orderverwerking, inclusief het maken van offertes en facturen in digitale vorm en in de cloud, bespaart je deze bergen papier. Bij Plancraft heb je bijvoorbeeld de mogelijkheid om digitale mappen aan te maken om je gegevens virtueel te ordenen, te sorteren en overal te kunnen opvragen.

Je hebt je relevante gegevens dus altijd bij de hand. Je ziet dat de cloud je ook hier werk bespaart.

PC vastgelopen en alles kwijt?

Dankzij de cloud behoort zoiets ook tot het verleden. Want als je orderverwerking cloudgebaseerd is, heb je het voordeel dat opgestelde documenten tijdens het bewerken in realtime automatisch worden opgeslagen.

Zo hoef je de factuur niet opnieuw te schrijven als de computer spontaan besluit ermee op te houden en crasht. Dankzij deze realtime synchronisatie met de cloudservers kun je eenvoudig en comfortabel verdergaan waar je gebleven was.

AVG en de cloud? Geen probleem

Een van de meest gehoorde uitspraken als het over de cloud gaat, is:

“De cloud is niet veilig”

Zoals zo vaak met algemene uitspraken, klopt dat niet helemaal. In principe moet je zowel naar gegevensbeveiliging als naar gegevensbescherming kijken.

Bij gegevensbeveiliging gaat het om digitale bescherming via firewalls of versleuteling, maar ook om echte, fysieke beveiliging (afgesloten ruimtes, toegangscontroles, enz.). Vooral op het gebied van gegevensbeveiliging kun je het volgende gedachte-experiment doen:

Wie kan gegevens waarschijnlijk beter beveiligen: IT-bedrijven die speciaal opgeleide ingenieurs en juristen in dienst hebben, of jij – een vakman?

Het onderwerp gegevensbescherming ligt terecht onder een vergrootglas. Daarom zijn de regels in 2018 aangescherpt met de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Het is daarom het meest verstandig om een cloudprovider uit Europa of Duitsland te gebruiken, die de geldende AVG-wetgeving wellicht beter kent dan Amerikaanse aanbieders. Zo blijven je gegevens in Duitsland, veilig en vooral: aantoonbaar goed beschermd. Wij van Plancraft beheren bijvoorbeeld servers in Frankfurt.

Voor jou is het belangrijk hoe je je klantgegevens beheert. Zeker als je een cloudprovider gebruikt – of dat nu voor je website, contacten of offertes is. Jij en je partner moeten goed op elkaar afgestemd zijn en bijvoorbeeld verwerkersovereenkomsten hebben afgesloten, aangezien je klantgegevens doorgeeft aan de cloudprovider. Met het ondertekenen van dit contract garandeert je partner je een AVG-conforme omgang met de gegevens.

Heb ik überhaupt een cloudoplossing nodig?

Of je een cloudoplossing nodig hebt, hangt natuurlijk af van jou en je wensen en ideeën voor je IT-infrastructuur. En of je de tijd en het geld hebt om dit zelf op te zetten en te onderhouden. Om je te helpen bij het maken van je keuze, hebben we een klein hulpmiddel voor je.

De volgende vragen zou je voor jezelf moeten beantwoorden:

• Hoe flexibel wil ik zijn in de omgang met gegevens?
• Welke bedrijfsonderdelen ga ik digitaliseren?
• Koop ik weer een licentie of kies ik voor een flexibel prijsmodel?
• Waar moeten mijn gegevens worden opgeslagen?
• Is mijn internetverbinding stabiel genoeg?

‍

Samenvatting: Meer efficiëntie dankzij moderne cloudsoftware

De cloud biedt je diverse voordelen:

• Kostenefficiënt en voorspelbaar. Bij Plancraft heb je bijvoorbeeld een vaste maandprijs, waarmee je snel en voordelig kunt starten zonder direct € 5.000 neer te leggen
• Flexibel. Je hebt je gegevens in de cloud en kunt ze overal vandaan opvragen.
• Eenvoudige infrastructuur. Dat bespaart veel tijd en moeite, bijvoorbeeld doordat installaties en automatische updates niet meer nodig zijn
• Automatisch opslaan. Goede cloudoplossingen maken hierdoor revisieveilige documentatie mogelijk.

Om succesvol met een cloudoplossing te kunnen starten, heb je een partner nodig die je vertrouwt en die je ondersteunt bij de overstap, implementatie en bij vragen. In elk geval is een nauwkeurige controle vereist, zodat je ook op het gebied van gegevensbescherming perfect bent voorbereid. Bij vragen kun je altijd contact met ons opnemen: support@plancraft.com

We willen op dit blog schrijven over onderwerpen die jou interesseren en die je echt verder helpen. Laat ons weten wat je bezighoudt: feedback@plancraft.com