Software voor vaklieden 2022 - betere beslissingen nemen

Wat is software voor vaklieden?

Allereerst is de vraag wat software voor vaklieden precies is en welke taken deze moet vervullen. Softwareoplossingen voor vaklieden zijn in feite programma's die vaklieden en vakbedrijven ondersteunen bij diverse dagelijkse werkzaamheden. Goede software vereenvoudigt werkprocessen, van de voorbereiding van een opdracht tot de afronding ervan, en helpt je om je processen sneller en efficiënter in te richten. 

‍

Veel functionaliteit, specifiek voor jouw vakgebied

Software voor vaklieden biedt je de mogelijkheid om de processen van jouw branche precies digitaal in te richten. De belangrijkste basisvoorwaarde, nog voordat de vraag over functionaliteit aan de orde komt, is de gebruiksvriendelijkheid.

In 2022 zou het vanzelfsprekend moeten zijn dat programma's voor vaklieden er modern uitzien, gebruiksvriendelijk zijn en tegelijkertijd een hoge mate van functionaliteit bieden. Als je echter naar het merendeel van de bestaande softwareoplossingen voor vakbedrijven kijkt, moet je helaas vaststellen dat dit vaak niet het geval is. Veel oplossingen zien eruit alsof ze hun ontwerp al 20 jaar niet hebben aangepast, werken alleen na installatie op specifieke computers en kosten een vermogen – ze zijn simpelweg niet meer van deze tijd.

Tegelijkertijd worden veel functies complex gepresenteerd, waardoor ze precies het tegenovergestelde bereiken van wat goede software voor vaklieden zou moeten doen. Ze vergemakkelijken de processen voor de bedrijven niet, maar zorgen in zekere zin voor nieuwe problemen. Lange inwerktijden, trainingen en verwarde gebruikers zijn het gevolg. En als je er uiteindelijk toch niet alleen uitkomt, kost de ondersteuning handenvol geld. Dat hoeft echter niet, want er is software voor vaklieden die precies doet wat ze moet doen en daarbij ook nog eens modern is.

‍

Complex, maar niet ingewikkeld

Je zou denken dat de orderverwerking niet zo vreselijk ingewikkeld kan zijn. Offertes, orderbevestigingen, pakbonnen of facturen schrijven stelt toch niet zoveel voor?

In principe klopt dat ook. Maar er zijn – zeker in het vakmanschap – een aantal randvoorwaarden en processen die deze taken uiteindelijk complex maken, omdat er met veel aspecten rekening moet worden gehouden.

Dit begint bij de Cumulatieve voorschotfactuur en gaat tot aan het verwerken van Mobiele opmeting.

Het wordt pas een probleem wanneer software er niet in slaagt om deze complexiteit voor de gebruiker te vereenvoudigen, ongeacht of het nu gaat om zzp'ers, kleine vakbedrijven of grote Aannemer. 

En hoe bereik je dat?

‍

Luisteren, begrijpen, verbeteren

Heel eenvoudig:

door simpelweg te luisteren. En dan met name naar de vakmensen! Zo begrijp je de echte werkwijzen, struikelblokken, problemen en wensen van de bedrijven.

We hebben inmiddels zóveel gesprekken gevoerd, zowel met kleine als met grotere bedrijven, en altijd geprobeerd onbevooroordeeld te luisteren voordat we aan een oplossing dachten of onszelf aanboden. Samen met onze partnerbedrijven uit verschillende vakgebieden zijn we erin geslaagd software te bouwen die jullie werk op kantoor enorm vergemakkelijkt.

We willen jullie op deze manier transparant laten zien hoe Plancraft jullie kantoorwerk kan verlichten. Dit moet jullie de vrijheid geven die jullie echt hebben verdiend.

Modern betekent: maximale flexibiliteit, volledige functionaliteit

Lange installaties, ingewikkelde configuraties, opslagproblemen en dan ook nog gebonden zijn aan specifieke apparaten. Dat zijn allemaal zorgen die je tegenwoordig niet meer hoeft te hebben – dankzij de cloud. Plancraft lost precies deze problemen op. Het biedt jullie maximale flexibiliteit in combinatie met volledige functionaliteit.

Wat betekent dat?

Werk waar en wanneer je wilt. Log simpelweg in via de browser en je hebt volledige toegang. Of het nu vanaf je computer thuis is of vanaf je tablet onderweg. Ook via je smartphone heb je toegang tot al je documenten. Updates gaan automatisch en je opslagruimte is onbeperkt. En mocht je toch hulp nodig hebben, dan staat onze gratis support voor je klaar. Ongecompliceerd via alle gangbare kanalen, of het nu per e-mail, telefoon of zelfs WhatsApp is. Zo ziet eenvoudige software voor vakmensen er tegenwoordig uit. 

‍

Overzichtelijk en daardoor eenvoudig in gebruik

Maximaal overzicht en tijdsbesparing voor jou. Dat is onze belofte. 

We hebben Plancraft zo opgezet dat het echt intuïtief te bedienen is. Net als op kantoor werk je hier met mappen/ordners. Alleen staan deze niet fysiek in je kantoor, maar in de cloud, waardoor ze altijd voor je klaarstaan en bereikbaar zijn.

Projectmap of klantenmap? Jij beslist!

Je kunt voor elke klant een eigen map aanmaken of voor elk project. Je kunt informatie die erbij hoort toewijzen of juist niet. Precies zoals jij wilt.

We vinden het belangrijk om je niet te beperken. Daarom is het mogelijk om de mappen zelf een naam te geven. Jij bepaalt hoe je jezelf organiseert. Net als in je vakmanschap geven we je een stuk gereedschap in handen – hoe je het gebruikt, is aan jou.

‍

Je financiële situatie - eenvoudig overzien en beheren

Goede software voor een Vakbedrijf moet je altijd een overzicht bieden van je financiële situatie. Dat betekent: welke Factuur is

• Open?
• Over tijd?
• Aanbetaald of betaald?
• Heeft een openstaande inhouding op de aanneemsom?

Net zo belangrijk als het overzicht van de betaalstatus is een analyse van de facturen. Je moet dus weten hoe hoog de nog openstaande vorderingen zijn, hoeveel er al is betaald, en dat zowel bruto als netto - want er is natuurlijk ook nog omzetbelasting! En al die kennis over de financiële situatie is zinloos als je uiteindelijk geen goede koppeling hebt met de Boekhouding. Dus: let altijd op een DATEV-koppeling.

‍

GoBD-conform - flexibel, maar toch formeel correct

Natuurlijk moet je nieuwe software voor vaklieden ook voldoen aan de GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form), zodat alles bij een controle probleemloos verloopt. Facturen zijn beveiligd tegen wijzigingen, idealiter ook digitaal archiveerbaar en in PDF/A-formaat, en onveranderlijk. Om toch flexibel te blijven en niet elke foutieve Factuur te hoeven storneren, moet je software ook een mogelijkheid bieden voor latere bewerking. In Plancraft wordt via een automatische versiegeschiedenis zowel voldaan aan de GoBD als comfortabel en flexibel werken mogelijk gemaakt. Daar worden de belastingcontroleur, de Boekhouding en natuurlijk jijzelf blij van. Waarom facturen die met Word & Excel zijn geschreven niet GOBD-conform zijn, vind je hier.

‍

Snelste installatie – bespaar jezelf het handmatig kopiëren

Bang voor een softwarewissel die weken duurt? Je Briefpapier laten instellen en urenlang teksten kopiëren, wennen aan iets nieuws, alleen maar om alles weer te hebben zoals voorheen - maar dan een beetje moderner?

Die angst hoef je niet te hebben! Dankzij onze integratiefuncties stap je gemakkelijk en snel over. Je Briefpapier wordt automatisch voor je aangemaakt bij de eerste registratie. Heb je al Briefpapier? Perfect, gewoon uploaden en klaar.

Het importeren van diensten en artikelen is kinderspel en gaat echt snel. Bestand voorbereiden, importeren, aan de slag en dat is het. Maar even in detail:

De slimme zoekfunctie maakt het mogelijk om alles te doorzoeken en te hergebruiken. Dat betekent dat je alleen nog je teksten in Plancraft hoeft te krijgen. Dat gebeurt via 2 eenvoudige wegen:

1. GAEB: neem prestatieteksten en materialen over uit een GAEB-bestand en importeer ze in seconden in Plancraft. Dankzij de zoekfunctie kun je ze op elk gewenst moment hergebruiken.
2. Excel: heb je je artikelen en teksten nog in Excel/Word staan? Importeer ze in een handomdraai. 

‍

Echte full-text zoekfunctie – al jaren de standaard, maar niet in de bouwsector

“Ja hoor, op kantoor slingert van alles rond. Maar meestal vind ik het uiteindelijk wel terug. Het duurt alleen even.”

Digitale oplossingen hebben daar simpelweg een voordeel: in theorie kun je alles vrij snel doorzoeken. Toch?

Kun jij in jouw software alles zoeken en terugvinden wat je ooit hebt bewerkt?

In Plancraft absoluut! Want wij hebben de in-app zoekfunctie nu ook naar de bouwsector gebracht. In Plancraft kun je heel gemakkelijk al je gegevens doorzoeken en bijvoorbeeld positieteksten uit oude documenten vinden en hergebruiken.

Het Bijzondere? Het is simpelweg een Full-textzoekfunctie.

In andere weboplossingen krijg je vaak alleen een aanvulling op de term die je intypt, bijvoorbeeld bij “Raam…” krijg je dan “Raam kunststof Velux 120x180” voorgesteld. Resultaten uit je eigen gegevens. Wauw!

Maar wat als je je zoekopdracht begint met “Velux” of “kunststof”? Dan vind je niets. Bij Plancraft is dat anders.

Met de full-text zoekfunctie kun je bijvoorbeeld in een handomdraai ook projecten uit je overzicht vinden. Zoek op klanten, trefwoorden van de opdracht of klant- en projectnummers - wat het ook is, je vindt precies wat je zoekt! 

‍

Hier vind je echt alles terug!

“Dat zou eigenlijk heel eenvoudig moeten gaan... met mijn vinger sleep ik posities zo in de offerte - kan dat?”

Alweer een volledige offerte schrijven, vlak voor je klaar bent met werken. Met onze zoekfunctie voor volledige tekst kun je eerst een eerdere offerte zoeken die er veel op leek en daaruit posities hergebruiken. Dat kost je 30 seconden en je hebt al 50-70% van de nieuwe offerte klaar- geweldig!!

Voeg nu de ontbrekende posities via drag & drop toe aan je nieuwe document. Ofwel vanuit de zoekresultaten van andere projecten, of nieuwe posities die je nog nooit eerder hebt aangeboden of gefactureerd. 

Cumulatieve eindfactuur met één druk op de knop!

Een van de meest gestelde vragen gaat steeds over hetzelfde: hoe kun je snel en vooral volledige eindfacturen schrijven die rekening houden met voorschotten?

Natuurlijk kun je in je factuur eenvoudig losse posities invoegen die dan handmatig de verrichte voorschotfacturen of voorschotbetalingen bevatten.

Maar dat is toch een beetje 1995, of niet?

In Plancraft kun je aan het einde van je reeks voorschotten heel eenvoudig selecteren dat je nu een eindfactuur wilt maken. Neem de posities over uit bijvoorbeeld je offerte of de orderbevestiging en voer de definitieve hoeveelheden in voor de berekening van het totaalbedrag.

Plancraft neemt dan het slimme gedeelte voor zijn rekening en zet alle facturen en betalingen voor jou en je klant op een rij. Als bij toverslag! Wil je weten wat het verschil is tussen een cumulatieve en een forfaitaire voorschotfactuur? Wij hebben het belangrijkste voor je samengevat.

Conclusie

Je ziet dus dat we er echt over hebben nagedacht om je leven op kantoor echt, écht makkelijker te maken. Hier nogmaals de topfuncties op een rij:

• Werk waar en wanneer je wilt, onafhankelijk van het apparaat – dankzij de cloud
• Allernieuwste interface voor een eenvoudige en moderne bediening
• Onbeperkte opslagruimte en gratis ondersteuning
• Snelle installatie - dankzij een eenvoudige import is de overstap direct geregeld
• Alles terugvinden - reeds gecalculeerde posten zijn via de zoekfunctie snel terug te vinden
• Werk hergebruiken - Zo kun je teksten & calculaties recyclen. Of volledige documenten. Zonder handmatig gegevensbeheer
• Eindfactuur met één druk op de knop - waarbij alle voorschotten en betalingen automatisch worden verwerkt

Gewoon doen

Wil je ook eens een kijkje nemen bij Plancraft, omdat je meer vrijheid wilt in je toch al drukke werkdag? Je kunt je natuurlijk zelf gratis registreren en het gewoon eens testen. Kijk eens hier.

Of leun achterover en laat het je eenvoudig en kort zien in een live demo van ons. Je kunt dan natuurlijk ook al je vragen stellen; we wisselen graag met je van gedachten en maken graag tijd voor je vrij! Klik hier voor een Demo boeken.

We willen op dit blog schrijven over onderwerpen die jou interesseren en die je echt verder helpen. Laat ons weten wat je bezighoudt: feedback@plancraft.com