Facturen en offertes maken met Word of Excel conform GoBD

Gratis factuursjablonen

Op internet vind je ze bijna overal: gratis Word- en Excel-sjablonen voor offertes en facturen in de bouwsector. Geen gedoe met software-installaties, je hoeft geen computerexpert te zijn en je hoeft geen nieuwe software te leren. 

Is het echt zo eenvoudig? Niet helemaal. De dingen die je als vanzelfsprekend beschouwt, ontbreken plotseling. Het begint heel banaal: de ontvanger moet bijvoorbeeld elke keer handmatig worden ingevoerd en kan niet vooraf worden geselecteerd. Dan volgt het documentnummer, dat moet opeenvolgend zijn. Dat is erg belangrijk.

Een automatische nummering zou erg praktisch zijn en minder gevoelig voor slordigheidsfouten, toch? En wie kent het niet: één verkeerde alinea en de hele opmaak en lay-out liggen overhoop. (En twee continenten zijn daarbij ook nog verschoven).

Dit zijn allemaal zaken die in een goede editor, binnen software voor vakmensen, automatisch gebeuren. Waarom? Zodat JIJ je op de essentie kunt concentreren. 

Oh, en hoe zat het ook alweer met de GoBD?

‍

Grondbeginselen voor een ordenlijke boekhouding en bewaring van Boeken, gegevens en documenten in elektronische vorm, evenals voor Datatoegang

Is factureren met Word en Excel GoBD-conform?

Deze beginselen zijn erg belangrijk bij het opstellen en bewaren van facturen. Hoe je een factuur correct opstelt, vind je hier.

De GoBD bepalen onder andere dat elektronische gegevens, zoals documenten gemaakt in Word of Excel, volledig, correct, geordend en onveranderbaar moeten worden opgeslagen. Dit is bedoeld om misbruik en manipulatie tegen te gaan. 

Voor de facturatie is vooral het principe van onveranderbaarheid van groot belang. Een boeking of registratie mag alleen worden gewijzigd als de oorspronkelijke inhoud traceerbaar blijft. Wijzigingen en verwijderingen moeten daarom worden vastgelegd.

Je digitale documenten moeten dusdanig worden opgeslagen dat overschrijvingen alleen mogelijk zijn met een markering. Dit is in je normale bestandssysteem op je computer meestal niet het geval. Bestanden zijn daar op elk moment aanpasbaar. Zelfs het omzetten naar een pdf-bestand of het extra opslaan van facturen op papier of in een eenvoudige cloud is hiervoor niet voldoende.

Kort en krachtig betekent dit: Als je je facturen maakt met Word, Excel of een vergelijkbaar tekstverwerkingsprogramma, dan is dat niet GoBD-conform. 

En wat nu? Moet je dan toch dure software installeren en leren gebruiken?

We begrijpen heel goed dat je in eerste instantie voor Word en Excel kiest. Zeker bij de start van je bedrijf heb je duizend andere dingen aan je hoofd: een bankrekening openen, de eerste opdrachten, duur gereedschap en nog veel meer. En dan ook nog software?

En precies daar springen wij in. Wat als we je vertellen dat er software bestaat waarvoor je A, absoluut geen IT-studie nodig hebt en B, die ook nog eens goedkoper is dan je wekelijkse boodschappen? En hij is nog GoBD-conform ook!

Met deze uitstekende software voor vaklieden schrijf je je documenten sneller, eenvoudiger en efficiënter dan met Word en Excel. Uiteindelijk betekent dit meer tijd voor je vak en minder tijd voor vervelend kantoorwerk, juridisch veilig en papierloos. 

Onder de streep betekent dit:

• Word en Excel zijn geweldige tools, maar niet voor het maken van je offertes en facturen.
• Om GoBD-conform aan de veilige kant te staan, heb je goede software voor vaklieden nodig.
• Goede software neemt alle bijzaken uit handen en richt je focus op wat echt belangrijk is op kantoor.
• Je bespaart tijd en dus ook energie, zodat je je kunt concentreren op wat echt waarde toevoegt: je vak.

Onze aanbeveling: bekijk Plancraft eens!

Met Plancraft schrijf je je offertes en facturen eenvoudiger en sneller dan ooit. In onze documenteditor bereken je je offertes efficiënter en uiteraard conform de GoBD-richtlijnen!

En ja: je kunt je contacten eenvoudig importeren en met een paar klikken toevoegen. We zouden nog veel meer redenen kunnen opnoemen.

Maar je kunt het beste zelf naar onze gebruikers luisteren en bijvoorbeeld eens een kijkje nemen bij onze beoordelingen!