Software para profesionales 2022: tome mejores decisiones

¿Qué es un software para profesionales de oficios?

En primer lugar, cabe preguntarse qué es exactamente un software para profesionales de oficios y qué funciones debería cumplir. Las soluciones de software para profesionales de oficios son, básicamente, programas que ayudan a los profesionales y a las empresas de oficios en diversas tareas del día a día de su actividad. Un buen software simplifica los flujos de trabajo, desde la preparación del encargo hasta su finalización, y le ayuda a organizar sus procesos de forma más rápida y eficiente.

‍

Numerosas funciones específicas para su sector

Un software para profesionales de oficios le ofrece la posibilidad de digitalizar precisamente los procesos propios de su sector. El requisito fundamental más importante, antes incluso de abordar la cuestión de la funcionalidad, es la facilidad de uso.

En el año 2022 debería ser algo natural que los programas para artesanos tengan un aspecto moderno, sean fáciles de usar y, al mismo tiempo, ofrezcan una gran funcionalidad. Sin embargo, si se analiza la mayor parte de las soluciones de software existentes para empresas artesanales, hay que constatar, lamentablemente, que a menudo no es así. Muchas soluciones parecen no haber actualizado su diseño en los últimos veinte años, solo funcionan tras su instalación en determinados ordenadores y, además, cuestan una fortuna; sencillamente, ya no están a la altura de los tiempos.

Al mismo tiempo, muchas funciones se presentan de forma compleja y, con ello, provocan exactamente lo contrario de lo que debería hacer un buen software para profesionales. No facilitan los procesos de las empresas, sino que, en cierto modo, generan nuevos problemas. Las consecuencias son largos periodos de adaptación, cursos de formación y usuarios desorientados. Y si al final uno no se las arregla por sí solo, la asistencia técnica supone un gasto adicional. Pero esto no tiene por qué ser así, ya que existe software para profesionales que hace exactamente lo que debe y, además, está a la altura de los tiempos.

‍

Complejo, pero no complicado

En realidad, uno pensaría que la gestión de pedidos no puede ser tan terriblemente complicada. Redactar presupuestos, confirmaciones de pedido, albaranes o facturas no es para tanto, ¿verdad?

En principio, eso es cierto. Pero existen —sobre todo en el sector de los oficios— algunas condiciones y procesos que, en última instancia, hacen que estas tareas resulten complejas, ya que hay que tener en cuenta muchos aspectos.

Esto va desde el resumen acumulativo de las facturas a cuenta hasta la inclusión de mediciones.

El problema surge cuando el software no consigue simplificar esta complejidad para el usuario, ya se trate de pequeños empresarios, pequeños talleres artesanales o grandes empresas del sector artesanal.

¿Y cómo se consigue esto?

‍

Escuchar, comprender, mejorar

Es muy sencillo:

simplemente escuchando. ¡Y, concretamente, a los propios artesanos! Así es como se comprenden los procedimientos reales, los obstáculos, los problemas y los deseos de las empresas.

A estas alturas, hemos mantenido muchísimas conversaciones, tanto con pequeñas empresas como con empresas de mayor tamaño, y siempre hemos intentado escuchar con imparcialidad antes de plantearnos una solución o ofrecernos nuestros servicios. Junto con nuestras empresas colaboradoras de diversos sectores, hemos logrado crear un software que les facilita enormemente el trabajo en la oficina.

Queremos mostrarles de forma transparente cómo Plancraft puede facilitarles el día a día en la oficina. El objetivo es que dispongan del margen de maniobra que realmente se merecen.

«Moderno» significa: máxima flexibilidad, funcionalidad completa

Instalaciones largas, configuraciones complicadas, problemas de espacio de almacenamiento y, además, dependencia de determinados dispositivos. Todas estas son preocupaciones de las que hoy en día ya no tiene por qué preocuparse, gracias a la nube. Plancraft resuelve precisamente estos problemas. Le ofrece la máxima flexibilidad sin renunciar a la funcionalidad completa.

¿Qué significa esto?

Trabaje cuando y desde donde quiera. Solo tiene que iniciar sesión a través del navegador y tendrá acceso completo. Ya sea desde el ordenador de casa o desde la tableta cuando esté de viaje. También tendrá acceso a todos sus documentos a través de su smartphone. Las actualizaciones se realizan de forma automática y su espacio de almacenamiento es ilimitado. Y si alguna vez necesitara ayuda, nuestro servicio de asistencia gratuito estará a su disposición. De forma sencilla a través de todos los canales habituales, ya sea por correo electrónico, por teléfono o incluso por WhatsApp. Así es como funciona hoy en día un software sencillo para profesionales.

‍

Claro y, por lo tanto, fácil de usar

Máxima claridad y ahorro de tiempo para usted. Esa es nuestra promesa.

Hemos diseñado Plancraft para que su manejo sea realmente intuitivo. Al igual que en su oficina, aquí trabajará con carpetas y archivos. Solo que estos no se encuentran físicamente en su oficina, sino en la nube, por lo que siempre estarán a su disposición y listos para su uso.

¿Carpeta de proyecto o carpeta de cliente? ¡Usted decide!

Puede crear una carpeta específica para cada cliente o para cada proyecto. Puede asignar la información correspondiente o no hacerlo. Como usted prefiera.

Para nosotros es importante no limitarle. Por eso es posible nombrar las carpetas libremente. Usted decide cómo organizarse. Le proporcionamos aquí, al igual que en su oficio, una herramienta; cómo la utilice es asunto suyo.

‍

Su situación financiera: visión general y gestión sencillas

Un buen software para profesionales debería ofrecerle en todo momento una visión general de su situación financiera. Es decir, ¿qué factura está

• pendiente de pago?
• ¿Vencida?
• ¿Se ha abonado un anticipo o se ha pagado?
• ¿Hay alguna retención de garantía pendiente?

Tan importante como la visión general del estado de pago es el análisis de las facturas. Por lo tanto, debe saber a cuánto ascienden las cuentas pendientes, cuánto se ha pagado ya y, en cada caso, tanto en bruto como en neto, ¡pues también hay que tener en cuenta el IVA! Y toda esta información sobre la situación financiera no sirve de nada si, al final, no se dispone de una buena interfaz con el asesor fiscal. Por lo tanto: asegúrese siempre de que cuente con una interfaz DATEV.

‍

Conforme a la normativa GoBD: flexible, pero formalmente correcto

Por supuesto, su nuevo programa para profesionales de la construcción también debe cumplir con la normativa GoBD (Principios para la gestión y conservación correctas de libros, registros y documentos en formato electrónico), para que, en caso de inspección, todo se desarrolle sin problemas. Las facturas son de solo lectura; en el mejor de los casos, también se pueden archivar digitalmente y están en formato PDF-A, además de ser inalterables. Para que, aun así, pueda mantener su flexibilidad y no tenga que anular cada factura errónea, su software también debería ofrecer la posibilidad de editarlas a posteriori. En Plancraft, gracias a un historial de versiones automático, no solo se cumple con la normativa GoBD, sino que también se facilita un trabajo cómodo y flexible. Esto es motivo de satisfacción para el inspector fiscal, el asesor fiscal y, por supuesto, para usted. Aquí podrá averiguar por qué las facturas elaboradas con Word y Excel no cumplen con la normativa GoBD.

‍

Configuración ultrarrápida: ahórrese el copiado manual

¿Le preocupa que el cambio de software le lleve semanas? ¿Tener que configurar su membrete o papel con membrete y pasar horas copiando textos, adaptándose, solo para que luego todo quede como antes, pero un poco más moderno?

¡No tiene por qué tener ese miedo! Gracias a nuestras funciones de integración, el cambio es cómodo y rápido. Su membrete se creará automáticamente para usted al registrarse por primera vez. ¿Ya dispone de un membrete? Perfecto, solo tiene que subirlo y listo.

La importación de servicios y artículos es muy sencilla y se realiza con gran rapidez. Prepare el archivo, impórtelo, póngase en marcha y ya está. Pero veámoslo con más detalle:

La búsqueda inteligente le permite buscar y reutilizar todo. Es decir, solo tiene que importar sus textos a Plancraft. Esto se hace de dos formas sencillas:

1. GAEB: extraiga los textos de los servicios y los materiales de un archivo GAEB e impórtelos a Plancraft en cuestión de segundos. Gracias a la función de búsqueda, podrá reutilizarlos en cualquier momento.
2. Excel: ¿todavía tiene sus artículos y textos en Excel o Word? Importe todo en un abrir y cerrar de ojos.

‍

Búsqueda de texto completo real: un estándar desde hace años, pero no en el sector de la construcción

«Sí, claro, en la oficina hay muchas cosas por ahí. Pero casi siempre acabo encontrándolas de alguna manera. Solo que lleva tiempo».

En este sentido, las soluciones digitales tienen una ventaja clara: en teoría, se puede buscar todo con bastante rapidez. ¿O no?

¿Puede buscar y encontrar en su software todo lo que haya editado alguna vez?

¡En Plancraft, sin duda! Porque ahora también hemos incorporado la búsqueda integrada en la aplicación al sector de la artesanía. En Plancraft puede examinar cómodamente todos sus datos y, por ejemplo, encontrar y reutilizar textos de partidas de documentos antiguos.

¿Qué tiene de especial? Se trata, precisamente, de una búsqueda de texto completo.

En otras soluciones web, solo se le ofrece una sugerencia para completar el término que ha escrito; por ejemplo, al escribir «Fen…», se le sugerirá «Ventana de plástico Velux 120x180». Resultados extraídos de sus propios datos. ¡Vaya!

Pero, ¿qué ocurre si comienza su búsqueda con «Velux» o «plástico»? En ese caso, no encontrará nada. En Plancraft es diferente.

Con la búsqueda de texto completo, por ejemplo, podrá encontrar en cuestión de segundos proyectos de su resumen. Busque por clientes, palabras clave relacionadas con el encargo o números de cliente y de proyecto: sea lo que sea, ¡encontrará lo que busca!

‍

¡Aquí realmente lo encontrará todo!

«En realidad, esto debería ser muy sencillo… Con solo deslizar el dedo, puedo añadir posiciones a la oferta sin más; ¿es posible?»

Tener que redactar otra vez un presupuesto completo y eso justo antes de terminar la jornada. Con nuestra búsqueda de texto completo, primero puede buscar un presupuesto anterior que fuera similar y reutilizar las partidas de ese. Le llevará 30 segundos y ya tendrá entre el 50 % y el 70 % del nuevo presupuesto: ¡genial!

Ahora, añada las partidas que faltan a su nuevo documento mediante «arrastrar y soltar». Ya sea a partir de la búsqueda en otros proyectos o partidas nuevas que nunca haya ofrecido o facturado antes.

¡Factura final acumulativa con solo pulsar un botón!

Una de las preguntas más frecuentes gira siempre en torno al mismo tema: ¿cómo se pueden redactar de forma rápida y, sobre todo, completa las facturas finales que tengan en cuenta los pagos a cuenta?

Por supuesto, puede simplemente añadir en su factura partidas individuales que incluyan manualmente las facturas de anticipos o los pagos a cuenta realizados.

Pero eso es algo propio de 1995, ¿no?

En Plancraft, al final de su serie de pagos a cuenta, puede seleccionar fácilmente que desea crear ahora una factura final. Importe las partidas, por ejemplo, de su presupuesto o de la confirmación del pedido, e introduzca las cantidades definitivas para calcular el importe total.

Plancraft se encarga entonces de la parte más ingeniosa y le presenta a usted y a su cliente un resumen de todas las facturas y pagos. ¡Como por arte de magia! ¿Quiere saber cuál es la diferencia entre un anticipo acumulativo y uno a tanto alzado? Hemos resumido lo más importante para usted.

Conclusión

Como puede ver, nos hemos esforzado de verdad por hacerle la vida en la oficina mucho, mucho más fácil. A continuación, le resumimos las principales características:

• Trabaje donde y cuando quiera, independientemente del dispositivo que utilice —gracias a la nube—
• Interfaz de última generación para un manejo sencillo y moderno
• Espacio de almacenamiento ilimitado y asistencia técnica gratuita
• Configuración rápida: gracias a una sencilla importación, el cambio se realiza al instante
• Encuentre todo lo que necesite: las partidas ya calculadas se pueden localizar rápidamente mediante la función de búsqueda
• Reutilice su trabajo: así podrá reutilizar textos y cálculos, o incluso documentos completos, sin necesidad de introducir datos manualmente
• Facturas finales con solo pulsar un botón, y todos los anticipos y pagos se tienen en cuenta automáticamente

Pruébelo

¿Le gustaría echar un vistazo a Plancraft porque desea tener más libertad en su ya de por sí ajetreada jornada laboral? Por supuesto, puede registrarse de forma gratuita y probarlo usted mismo fácilmente. Eche un vistazo aquí.

O simplemente relájese y deje que se lo mostremos de forma breve y sencilla en una demostración en directo. Por supuesto, también podrá plantearnos todas sus preguntas; estaremos encantados de intercambiar opiniones con usted y le dedicaremos todo el tiempo que necesite. Haga clic aquí para concertar una cita para la demostración.

En este blog queremos escribir sobre temas que le interesen y que le resulten realmente útiles. Escríbanos para contarnos qué le preocupa: feedback@plancraft.com