¿Cómo se emite una factura como profesional autónomo?

¿Qué datos deben figurar en su factura?

Una vez que haya finalizado con éxito su proyecto, es lógico que desee facturar a su cliente los servicios prestados. Para que ni su cliente ni la Agencia Tributaria puedan plantear ninguna objeción, debe incluir determinados datos obligatorios en su factura.

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En el membrete ya puede incluir gran parte de los datos obligatorios

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Datos obligatorios en la factura:

• Nombre y dirección de su cliente
• Nombre y dirección de su empresa
• Fecha de emisión de la factura
• Número de factura consecutivo (¡tenga en cuenta el cumplimiento de la normativa GoBD!)
• Su número de identificación fiscal o número de IVA
• Información sobre el producto o servicio (cantidad, tipo, alcance, fecha)
• Importe de la factura (importe neto, tipo impositivo, importe del impuesto e importe bruto)

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Datos adicionales opcionales, pero útiles:

Además de los datos obligatorios que exigen la Agencia Tributaria y sus clientes, es recomendable completar su factura con información adicional opcional. De este modo, podrá asegurarse de recibir su dinero lo antes posible y de que sus clientes sepan exactamente cómo deben realizar el pago.

• Sus datos de contacto, como el número de teléfono y la dirección de correo electrónico
• Sus datos bancarios
• Un plazo de pago
• Una factura a cuenta
• El logotipo de su empresa
• Una breve carta de presentación dirigida a su cliente

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Normas especiales para pequeñas empresas

La normativa para pequeños empresarios tiene por objeto facilitarle la contabilidad, como empresa pequeña o de reciente creación, al eximirle de la obligación de aplicar el IVA y de declararlo posteriormente a la Agencia Tributaria.

En la práctica, esto significa que no debe indicar el IVA en sus facturas y, en su lugar, debe incluir una nota al respecto. Ejemplo: «De conformidad con el artículo 19 de la Ley del IVA (UStG), según el régimen de pequeñas empresas, no se aplica el IVA». Si utiliza un software para profesionales como Plancraft, esto suele tenerse en cuenta automáticamente.

Envío de sus facturas

La forma de enviar sus facturas depende totalmente de usted y de sus clientes. Por lo tanto, para la Agencia Tributaria no tiene importancia si lo hace de forma tradicional, por carta, o por correo electrónico. No obstante, en principio, siempre debe tener en cuenta qué le resulta más eficiente y económico. Imprimir sus facturas y enviarlas por correo postal puede que al principio no le suponga mucho tiempo ni dinero, pero estos gastos se van acumulando a lo largo de su actividad como autónomo y pueden evitarse fácilmente si gestiona todo de forma digital.

Obligación de conservación de sus facturas

Como empresa, está obligado a conservar su documentación comercial durante un periodo de 10 años. En este sentido, no importa si los documentos se conservan en papel o se almacenan en formato digital.

Además de la duración de la conservación, la normativa GoBD también es importante para usted. Esta normativa describe el tipo y la clasificación de sus documentos.

El motivo es que las autoridades fiscales no deben tener que rebuscar entre montones de documentos desordenados e incompletos, por lo que usted está obligado a conservar y etiquetar sus facturas de forma comprensible, ordenada, veraz, completa y de forma continua.

¿Y qué significa esto en términos prácticos para usted?

Sus facturas deben almacenarse en un lugar seco, limpio y ordenado. Si sus facturas solo están almacenadas localmente en su ordenador, un fallo de hardware podría tener consecuencias fatales. Por ello, le recomendamos que haga una copia de seguridad de sus archivos en la nube. Hemos resumido con más detalle las ventajas de la nube en el siguiente artículo.

Nuestra recomendación clara: el software para profesionales Plancraft

Con un software para profesionales como Plancraft, podrá emitir facturas en un abrir y cerrar de ojos, sin temor a olvidarse de nada ni a incumplir los requisitos legales. Se tienen en cuenta automáticamente todos los datos obligatorios y podrá emitir sus facturas sin errores. Además, Plancraft cumple con los estándares de la normativa GoBD gracias a las funciones de las que dispone actualmente.

Y lo mejor de todo: nuestro software está basado en la nube. De este modo, podrá gestionar sus facturas desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar donde disponga de conexión a Internet, y sus documentos se conservarán de forma segura. Pruebe Plancraft hoy mismo de forma gratuita.

Resumen

A la hora de elaborar y archivar sus facturas, debe tener en cuenta varios aspectos, especialmente si acaba de crear su propia empresa de servicios o se hace cargo de una ya existente. Además de los requisitos de la Agencia Tributaria, desea que el pago de las facturas por parte de sus clientes sea lo más sencillo posible y que todo ello le suponga el menor gasto de tiempo y dinero posible.

Como primera solución, las plantillas de facturas en Excel y Word pueden parecer atractivas, pero no cumplen los requisitos de la Agencia Tributaria ni le protegen de posibles errores. En este sentido, puede resultarle útil un software especializado que se encargue de todo por usted: calcular el IVA, enviar sus facturas y, finalmente, archivarlo todo en su nombre.

De este modo, ni la Agencia Tributaria ni las tediosas tareas administrativas podrán interponerse en su camino hacia el éxito. Además, un software de este tipo no tiene por qué ser caro ni complicado para ayudarle a centrarse en lo realmente importante.

Le recomendamos que utilice un software específico para profesionales. Un buen software simplifica la emisión de facturas y cumple automáticamente con los requisitos legales. De este modo, podrá crear sus facturas con toda facilidad.

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