Obligación de facturación electrónica a partir de 2025: ¡No es para tanto!

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es, sencillamente, una factura en formato XML legible por máquina. Está diseñada específicamente para ser procesada automáticamente por los sistemas; es decir, no está pensada para que la leamos las personas, sino para la tecnología que opera en segundo plano.

Los formatos más conocidos en Alemania son X-Rechnung (archivo XML puro) y ZugFeRD (que incluye un archivo PDF legible).

Así es como se presenta el formato XML:

Los siguientes no son facturas electrónicas:

• Archivos PDF
• Archivos de Word
• Hojas de Excel
• documentos escaneados

Es cierto que todo ello es digital, pero aún así no se trata en absoluto de una factura electrónica —y el asesor fiscal seguramente sacudiría la cabeza—. Así que tomemos nota: una factura digital no es automáticamente una factura electrónica.

¿En qué consiste esta obligación?

A largo plazo, la contabilidad debe resultar más sencilla para todas las empresas. La Comisión Europea ha decidido estandarizar el formato de facturación. Hasta ahora, el emisor de la factura tenía libertad para diseñarla, siempre y cuando figuraran todos los datos obligatorios (razón social, número de identificación fiscal, dirección).

En general, la obligación de recibir facturas electrónicas entrará en vigor a partir del 1 de enero de 2025. Para su emisión, se aplicarán normas transitorias hasta el 31 de diciembre de 2027.

¿A qué tipos de facturas afecta esta medida?

La obligación de facturación electrónica solo afecta al envío y la recepción de facturas entre empresas y a organismos públicos.

Los clientes finales quedan exentos de esta obligación y seguirán recibiendo sus facturas como de costumbre, en formato PDF, en papel o según lo acordado.

¿Cuándo se aplica cada norma?

• Actualmente: las empresas que colaboran con organismos públicos ya deben emitir facturas electrónicas.
• A partir de 2025: las empresas deberán estar en condiciones de recibir facturas electrónicas. Esto solo significa que se necesita un buzón de correo electrónico y una herramienta, como QUBA, capaz de leer el formato XML. ¡Más información al respecto a continuación!
• A partir de 2027: Las empresas deberán emitir facturas electrónicas a otras empresas. Excepción: Las empresas con una facturación inferior a 800 000 € en el ejercicio anterior quedarán exentas de esta obligación hasta finales de 2027. Con el consentimiento del destinatario, también podrá enviar otros formatos, como PDF y facturas por correo postal, hasta finales de 2027.
• A partir del 1 de enero de 2028: todas las empresas deberán enviar facturas electrónicas.

(¡Aquí también se aplica la excepción para los clientes finales!)

Esto es lo que cambia para su empresa de artesanía

En principio, lo único que cambia es el formato en el que emite facturas a otras empresas o las recibe usted mismo. A continuación le resumimos los puntos más importantes:

• Si ya dispone de un buzón de correo electrónico, podrá recibir facturas electrónicas.
• Si, por ejemplo, su proveedor se pasa a la factura X sin proporcionarle un documento PDF, necesitará una herramienta que le permita leer la factura X. Le recomendamos QUBA. Se trata de un sencillo visor de facturas X, subvencionado por el Ministerio Federal de Educación e Investigación. Y, sobre todo, es gratuito.
• Si a partir del 1 de enero de 2025 desea seguir emitiendo facturas a otras empresas que no estén en formato electrónico, necesitará el consentimiento del destinatario. Para ello basta con un simple consentimiento por escrito, ya sea por correo electrónico o mediante carta firmada. Lo importante es que pueda acreditar dicho consentimiento.
• Las facturas inferiores a 250 euros (importes mínimos) están exentas de la obligación de facturación electrónica. Por lo tanto, en el caso de gastos menores, como en la panadería o en la gasolinera, no tiene que preocuparse por la factura electrónica.

Factura electrónica con plancraft

• Con plancraft, de forma predeterminada, siempre podrá emitir facturas de manera muy sencilla en formato PDF.
• Con la nueva función, podrá exportar además una factura en formato XML compatible con la factura electrónica.
• Lo especial de esto es que plancraft siempre integra un PDF en este archivo XML. Esto significa que, al abrir el archivo, los destinatarios de su factura siempre recibirán automáticamente la misma factura en formato PDF.
• Gracias a plancraft, los destinatarios de sus facturas disfrutan de la libertad de elegir tanto la factura electrónica como la versión PDF integrada, según lo que más les convenga.

¡Estamos trabajando intensamente para poner a su disposición la función de factura electrónica en las próximas semanas! ¿Desea saber ya cómo crear una factura electrónica en plancraft? Aquí encontrará nuestro artículo de ayuda, que le muestra cómo funcionará todo el proceso.