E-factuurverplichting vanaf 2025: Het valt allemaal reuze mee!

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is simpelweg een factuur in een machineleesbaar XML-formaat. Deze is specifiek bedoeld om automatisch door systemen te worden verwerkt – dus niet om door ons mensen gelezen te worden, maar voor de techniek op de achtergrond.

De bekendste formaten in Duitsland zijn X-Rechnung (puur XML-bestand) en ZUGFeRD (bevat een leesbaar PDF-bestand).

Zo ziet het XML-formaat eruit:

Het volgende zijn geen e-facturen:

• PDF-bestanden
• Word-bestanden
• Excel-sheets
• ingescande papieren

Natuurlijk is dit allemaal digitaal, maar een e-factuur is het nog lang niet – en de boekhouder zou er waarschijnlijk zijn hoofd bij schudden. Onthoud dus alvast: Een digitale factuur is niet automatisch een e-factuur.

Wat houdt de verplichting in?

De boekhouding moet voor alle bedrijven op de lange termijn eenvoudiger worden. De Europese Commissie heeft besloten om het formaat van facturatie te standaardiseren. Voorheen was de factuursteller vrij in de vormgeving, zolang alle verplichte gegevens (bedrijfsnaam, btw-nummer, adres) aanwezig waren.

Over het algemeen geldt de verplichte e-factuur voor het ontvangen van e-facturen vanaf 01-01-2025. Voor het Verzending gelden er overgangsregels tot 31-12-2027.

Welke soorten facturen zijn hiervan betroffen?

De verplichting voor e-facturatie geldt alleen voor het verzenden en ontvangen van facturen tussen bedrijven onderling en aan overheidsinstanties.

Eindklanten zijn vrijgesteld van deze verplichting en blijven hun facturen zoals gebruikelijk ontvangen via pdf, op papier of zoals anderszins overeengekomen.

Wanneer geldt wat?

• Momenteel: Bedrijven die samenwerken met overheidsinstanties moeten al een e-factuur uitreiken.
• Vanaf 2025: Bedrijven moeten in staat zijn om e-facturen te ontvangen. Dit betekent enkel dat je een e-mailaccount nodig hebt en een tool, zoals QUBA, die het XML-formaat kan uitlezen. Hierover volgt zo meer!
• Vanaf 2027: Bedrijven moeten e-facturen uitreiken aan andere bedrijven. Uitzondering: bedrijven met een omzet van minder dan € 800.000 in het voorgaande jaar zijn hiervan tot eind 2027 vrijgesteld. Met toestemming van de ontvanger mag je tot eind 2027 ook nog andere formaten, zoals pdf- en papieren facturen, versturen.
• Vanaf 01-01-2028: Alle bedrijven moeten e-facturen versturen.

(Ook hier geldt weer de uitzondering voor eindklanten!)

Dit verandert er voor jouw Vakbedrijf

In principe verandert alleen het formaat waarin je facturen aan andere bedrijven uitreikt of zelf ontvangt. Hier hebben we de belangrijkste punten voor je samengevat:

• Als je al een e-mailaccount hebt, kun je e-facturen ontvangen.
• Als je leverancier bijvoorbeeld overstapt op X-Rechnung zonder een PDF-document mee te sturen, heb je een tool nodig waarmee je de X-Rechnung kunt uitlezen. Wij raden je QUBAaan. Dit is een eenvoudige X-Rechnung-viewer, gefinancierd door het Duitse Federale Ministerie van Onderwijs en Onderzoek. Het is bovendien gratis.
• Wil je vanaf 01-01-2025 facturen aan andere bedrijven blijven sturen die niet in het e-factuurformaat zijn, dan heb je toestemming van de ontvanger nodig. Een eenvoudige schriftelijke bevestiging per e-mail of een ondertekende brief volstaat. Het belangrijkste is dat je de toestemming kunt aantonen.
• Facturen onder de 250 euro (kleine bedragen) zijn vrijgesteld van de e-factuurplicht. Je hoeft je dus bij kleinere uitgaven, zoals bij de bakker of het tankstation, geen zorgen te maken over een e-factuur.

E-factuur met plancraft

• Met plancraft verstuur je standaard altijd heel eenvoudig facturen in PDF-formaat.
• Met de nieuwe Functie kun je straks ook een factuur in het e-factuur-compatibele XML-formaat exporteren.
• Het bijzondere hieraan: plancraft integreert ook altijd een PDF in dit XML-bestand. Dit betekent dat wanneer de ontvanger het bestand uitleest, deze automatisch ook dezelfde factuur als PDF ontvangt.
• Dankzij plancraft genieten de ontvangers van je facturen de vrijheid om te kiezen voor zowel de X-Rechnung als de geïntegreerde PDF-versie, afhankelijk van wat voor hen het beste uitkomt.

We werken hard aan de uitrol van de e-factuurfunctie in de komende weken! Wil je nu al weten hoe je een e-factuur in plancraft maakt? Hier vind je ons help-artikel, dat laat zien hoe het allemaal zal werken.