Besondere Vertragsbedingungen für den KI-Telefonassistent von PORTA by plancraft

1. Geltungsbereich und Verhältnis zu den AGB

  1. Diese besonderen Vertragsbedingungen regeln die Bereitstellung und Nutzung des KI-gestützten Telefonassistenten (nachfolgend „der Service“) der Plancraft GmbH („Plancraft“).
  2. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Plancraft GmbH gelten ergänzend. Im Falle eines Widerspruchs haben diese besonderen Vertragsbedingungen Vorrang.
  3. Diese Bedingungen gelten unabhängig davon, ob der Service als eigenständige Leistung oder in Kombination mit weiteren Leistungen von Plancraft genutzt wird.
  4. Der Service richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.

2. Leistungsbeschreibung und Funktionsumfang

  1. Der Service ist eine cloudbasierte Software, die eingehende Telefonanrufe automatisiert entgegennimmt und Gesprächsinhalte mittels KI-gestützter Spracherkennung in Textform transkribiert.
  2. Eine dauerhafte Speicherung oder Bereitstellung von Audioaufzeichnungen erfolgt nicht. Sprachsignale werden ausschließlich in flüchtiger Form und nur so lange verarbeitet, wie dies zur Erstellung des Texttranskripts technisch erforderlich ist. Die Sprachdaten werden unmittelbar nach Abschluss der Transkription automatisiert und unwiederbringlich gelöscht. Eine darüber hinausgehende Speicherung, Archivierung oder Nutzung der Audiodaten findet nicht statt.
  3. Der Service dient ausschließlich der Unterstützung bei der Erfassung und Bereitstellung von Gesprächsinhalten. Insbesondere werden:
    1) keine automatisierten Entscheidungen getroffen,
    2) keine Willenserklärungen abgegeben oder entgegengenommen,
    3) keine Verträge geschlossen,
    4) keine Zahlungen ausgelöst und
    5) keine sonstigen rechtsverbindlichen oder faktischen Handlungen im Namen des Kunden vorgenommen.
  4. Plancraft behält sich vor, den Service technisch weiterzuentwickeln oder anzupassen, sofern hierdurch keine wesentliche Einschränkung der vertraglich geschuldeten Leistung eintritt.

3. Systemgrenzen und Prüfpflichten des Kunden

  1. Der Service nutzt künstliche Intelligenz zur Spracherkennung. Wie bei allen KI-gestützten Systemen können die erzeugten Ergebnisse Fehler, Ungenauigkeiten oder Lücken enthalten, insbesondere aufgrund technischer oder sprachlicher Faktoren (z. B. Hintergrundgeräusche, Akzente, Dialekte, undeutliche Sprache).
  2. Der Kunde ist verpflichtet, sämtliche durch den Service bereitgestellten Inhalte vor deren Nutzung, Weiterverarbeitung oder Zugrundelegung für geschäftliche Entscheidungen eigenverantwortlich auf Richtigkeit und Eignung zu prüfen.

4. Verfügbarkeit und Support

  1. Plancraft ist bestrebt, eine hohe Verfügbarkeit des Services zu gewährleisten. Etwaige Angaben zur angestrebten Verfügbarkeit sind rein informatorisch und begründen keine vertragliche Verpflichtung.
  2. Eine bestimmte Verfügbarkeit oder eine unterbrechungsfreie Nutzung wird nicht geschuldet, sofern nicht ausdrücklich eine gesonderte Service-Level-Vereinbarung abgeschlossen wurde. Vorübergehende Einschränkungen aufgrund von Wartungsarbeiten, Updates oder unvorhersehbaren Ereignissen bleiben vorbehalten.
  3. Supportleistungen erfolgen während der üblichen Geschäftszeiten nach Maßgabe der vereinbarten Supportbedingungen.

5. Mitwirkungspflichten des Kunden

  1. Der Kunde ist verpflichtet, die technischen Voraussetzungen für die Nutzung des Services zu schaffen und Zugangsdaten vor dem Zugriff Dritter zu schützen.
  2. Die Nutzung des Services ist ausschließlich für die vertraglich vereinbarten betrieblichen Zwecke zulässig. Eine rechtswidrige, missbräuchliche oder zweckfremde Nutzung ist untersagt.
  3. Der Kunde stellt sicher, dass ihm sämtliche erforderlichen Rechte an den im Rahmen der Nutzung verarbeiteten Inhalten und Daten zustehen.

6. Informations- und Rechtspflichten gegenüber Anrufern

  1. Der Kunde ist allein verantwortlich für die Einhaltung sämtlicher gesetzlicher Informations-, Hinweis- und Einwilligungspflichten gegenüber Anrufern, insbesondere nach DSGVO, TTDSG und § 201 StGB.
  2. Plancraft übernimmt keine Prüfung und keine Verantwortung für die rechtliche Zulässigkeit der durch den Kunden veranlassten Gesprächsverarbeitung.
  3. Etwaige von Plancraft bereitgestellte Musterhinweise erfolgen unverbindlich und ersetzen keine rechtliche Beratung.

7. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

  1. Soweit Plancraft im Rahmen der Nutzung des Services personenbezogene Daten verarbeitet, erfolgt dies als Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO auf Grundlage einer gesonderten Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
  2. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung des Services. Eine Nutzung zu Trainings-, Analyse- oder sonstigen eigenen Zwecken von Plancraft findet nicht statt.
  3. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden personenbezogene Daten nach Maßgabe der Auftragsverarbeitungsvereinbarung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

8. Einsatz von Drittanbietern

  1. Plancraft ist berechtigt, zur Erbringung der Leistungen Subunternehmer und Drittanbieter, insbesondere für Telekommunikations-, Hosting- und KI-Infrastruktur, einzusetzen.
  2. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union erfolgt nur unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben der DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien.

9. Haftung und Freistellung

  1. Plancraft haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.
  2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt, maximal jedoch auf die Höhe der jährlichen Vergütung für den Service.
  3. Eine Haftung für entgangenen Gewinn, Auftragsverluste, Datenverluste oder sonstige mittelbare Schäden ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.
  4. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
  5. Der Kunde stellt Plancraft von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer rechtswidrigen oder vertragswidrigen Nutzung des Services durch den Kunden resultieren. Die Freistellung umfasst auch die Erstattung angemessener Kosten der Rechtsverteidigung, einschließlich Anwalts- und Gerichtskosten.

10. Vertragslaufzeit und Beendigung

  1. Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen richten sich nach der jeweiligen Einzelvereinbarung oder – sofern nicht abweichend geregelt – nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Plancraft.
  2. Mit Vertragsende erlischt der Zugriff auf den Service sowie auf die bereitgestellten Daten. Der Kunde ist verpflichtet, relevante Daten vor Vertragsende eigenständig zu sichern.

11. Schutzrechte und Vertraulichkeit

  1. Sämtliche Rechte an Software, Algorithmen und Technologien des Services verbleiben bei Plancraft oder ihren Lizenzgebern.
  2. Die Parteien verpflichten sich, alle im Zusammenhang mit dem Service erlangten vertraulichen Informationen vertraulich zu behandeln.

12. Änderungen der Besonderen Vertragsbedingungen

  1. Plancraft ist berechtigt, diese Besonderen Vertragsbedingungen mit Wirkung für die Zukunft zu ändern oder zu ergänzen, soweit dies aus sachlichen Gründen erforderlich oder angemessen ist, insbesondere aufgrund von:

1) technischen Weiterentwicklungen oder Änderungen des Services,
2) Änderungen der Rechtslage, Rechtsprechung oder behördlicher Vorgaben,
3) geänderten Marktbedingungen oder Sicherheitsanforderungen.

  1. Änderungen, die den Leistungsumfang des Services wesentlich einschränken oder die Pflichten des Kunden erheblich erweitern, sind ausgenommen, sofern sie nicht durch zwingende gesetzliche oder behördliche Vorgaben veranlasst sind.
  2. Plancraft wird den Kunden über Änderungen mindestens 30 Tage vor deren Inkrafttreten in Textform (§ 126b BGB) informieren. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Mitteilung in Textform, gelten die Änderungen als genehmigt. Plancraft wird den Kunden in der Änderungsmitteilung gesondert auf die Widerspruchsfrist und die Folgen eines unterlassenen Widerspruchs hinweisen.
  3. Im Falle eines fristgerechten Widerspruchs sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des geplanten Inkrafttretens der Änderung zu kündigen. Bis zur Wirksamkeit der Kündigung gelten die bisherigen Bedingungen fort.

13. Schlussbestimmungen

  1. Sollten einzelne Bestimmungen ganz oder teilweise unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
  2. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz der Plancraft GmbH.

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Hamburg, Februar 2026

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