Erfolgreich digitalisieren - so klappt's in kleinen Betrieben

Überall hört und sieht man sie: die Digitalisierung.

Und eins ist heute unbestreitbar: Digitalisierung bietet vor allem im Handwerk große Chancen.

Aber was bedeutet eigentlich Digitalisierung? Und fernab von theoretischen Konstrukten: wie kann ich denn wirklich erfolgreich digitalisieren? Worauf kommt es an und wie bereite ich mich vor?

Was Digitalisierung für dich im Kern bedeutet und welche Erfolgsfaktoren und Stolpersteine es gibt haben wir hier für dich zusammengefasst.

Das heißt Digitalisierung

Im Grunde genommen ist Digitalisierung immer einen Prozess. Und der hat nicht einen schlichten Anfang und ein Ende, sodass man sagen kann “Übermorgen ist mein Betrieb fertig digitalisiert”.

Aus dieser Perspektive heraus kann man Digitalisierung wie folgt definieren:

So waren es in den 2000er Jahren beispielsweise der Weg zu mobilen Daten (mitsamt dem ominösen "Internet" Button den man niemals drücken wollte, weil das ziemlich teuer war).

Dann folgten die 2010er Jahre und das erste Mal war es möglich digital, globalisiert, direkt und ohne Zeitversatz mit Mitmenschen zu interagieren - wir wurden über Social Media erstmals in dieser Form vernetzt.

Heute sind wir nach wie vor vernetzt, und das Smartphone sowie Internet sind aus unserem Alltag gar nicht mehr wegzudenken. Heute hat Digitalisierung neue Facetten, ein großes Thema: Künstliche Intelligenz. Von autonomem Fahren bis computergestützter Diagnostik zur frühen Erkennung von Krankheiten wie Parkinson ist vieles möglich.

Und genau diese neuen Technologien ermöglichen es, unseren Alltag, aber auch unsre Arbeit neu, im Sinne von effizienter und cleverer zu gestalten und am Ende des Tages: zu vereinfachen.

Doch bis autonomes Fahren für Baustellenfahrzeuge in Serie ist, greifen wir die Tools zurück, die uns schon heute einen Vorsprung verschaffen.

Im Handwerk heißt das: Software und daran geknüpft auch Werkzeuge und Maschinen einsetzen. Wir konzentrieren uns hier auf den Software Teil.

So gelingt die Digitalisierung in deinem Gewerk

Bevor du anfängst einen “Digitalisierungsplan” zu schmieden, solltest du dich gut vorbereiten. Das beginnt damit deine Prozesse zu erfassen und wirklich zu verstehen.

Wenn man nun dein Gewerk nimmt und mit anderen vergleicht wird dir schnell auffallen: ihr unterscheidet euch in vielen Aspekten, vor allem bei der Umsetzung von Aufträgen.

Schaut man dann auf die Ebene der Prozesse wird allerdings auch klar, dass es viele Gemeinsamkeiten gibt. So startet (im Bauhaupt- und Baunebengewerbe) jeder Auftrag damit, dass er akquiriert - sprich an Land gezogen worden ist.

Was danach folgt, hat auch Ähnlichkeit: Angebotsprozess inkl. Nachträgen, die Baustellenplanung, eine Auftragsbestätigung und natürlich muss am Ende auch noch vernünftig abgerechnet werden. Und um diesen Basisprozess der Auftragsbearbeitung herum gibt es noch viele weitere Prozesse.

Es gibt also jede Menge Prozessen und Arbeitsschritte, die man digitalisieren kann. Man könnte nun natürlich hergehen und versuchen möglichst viel davon in einem Rutsch zu erledigen.

Die Ambition ist löblich! Aber was wir erlebt haben - und was du dir sicher vorstellen kannst - ist: dieses Vorhaben scheitert in den meisten Fällen.

Auf das Fundament kommt es an

Es ist wichtig, erstmal ein digitales Fundament zu gießen, welches dann die Grundlage für weitere Maßnahmen bietet.

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Was bedeutet das konkret für dich?

Es bedeutet, grundlegende Aufgaben, die unnötig viel Zeit fressen schneller und effizienter zu lösen - digital. Eben der oben dargestellte Basisprozess: vom Auftragsstart in der Gewinnung, über Angebote bis hin zur Archivierung.

Und das sind im Wesentlichen drei Aspekte, die dort kritisch sind:

1. Verschwendung minimieren

Die nicht wertschöpfenden Arbeiten möglichst klein halten und soweit wie möglich reduzieren, automatisieren oder auszulagern. So kannst du schon sehr viel Zeit von deinem eh schon knappen Arbeitstag sparen, wenn es z. B. keine 10 Stunden in der Woche braucht, um die Dokumente für einen Kunden erstellt sind.

2. Überblick haben

Darüber hinaus ist ein Überblick über deine offenen Themen extrem wichtig. Gutes Bespiel dafür: bei welchem Kunden ist noch die ein oder andere Rechnung offen? Welche Projekte sind aktuell in Bearbeitung?

3. Digital und revisionssicher archivieren

Es geht nicht darum, dass du einfach nur Dokumente digital erstellst. Es geht darum, dass deine Dokumente revisionssicher, langzeitarchivierbar (PDF-A) abgelegt sind. ann und wer hat Änderungen gemacht hat, zu welchem Zeitpunkt gab es welchen Baufortschritt und wann wurden Mängel detektiert und festgehalten. Rettet im Falle eines Schadens.

Und wenn das dann sitzt, dann kann das erweiterte Fundament und damit verbundene Mitarbeiter & Projektplanung angegangen werden uvm.

Stolperstein: zu viel vorgenommen - Praxiseinblick

Als wir erstmals mit Thomas Noll sprachen, Zimmerermeister und Geschäftsführer einer 25 Mann starken Truppe, . Er beherrschte sein Handwerk zu 100 Prozent, aber die Software für die Bearbeitung täglicher Aufgaben war weniger verständlich.

Warum?

Die eingesetzte Software war schlichtweg zu komplex, deutlich überladen (Reiter im Reiter mit Dropdown und noch 3 neuen Fenstern...) und viel zu unübersichtlich. Das kostete ihn und die Zimmerei am Ende jeden Tag Zeit und damit Geld.

Das ist häufig dann der Fall, wenn eine Lösung versucht viele Probleme auf einmal zu lösen:

• Auftragsbearbeitung
• Zeiterfassung
• Einkauf
• Lagerhaltung
• Flottenmanagement
• Auftragssteuerung
• ...

Es ist richtig sich hohe Ziele zu stecken. Aber das erfordert die notwendige Vorbereitung.

Durchaus sehen wir Betriebe, die es schaffen entweder mit einem Verbund verschiedener guter Softwarelösungen oder auch einem Komplettsystem ihre Prozesse stringent zu digitalisieren. Aber immer dann gab es gute Vorbereitung - oder eine sehr lange Eingewöhnungsphase, die viel Effizienz gekostet hat.

Denn nach 5 Jahren mit einem komplexen System hat man sich irgendwann auch zurechtgefunden.

Ob das der richtige Weg ist? Wir finden nicht.

Hürde umschiffen: Zeitmangel

Du weißt es ja selber, deine Auftragsbücher sind voll und Zeit ist eh Mangelware. Also ist ein Wechsel oftmals im Betriebsalltag nicht unterzubringen.

Deswegen braucht es Lösungen, die du verstehen kannst und deinen Anforderungen entsprechen.

Für 1 Woche Schulung oder eine 1000-seitige Bedienungsanleitung hast du sicher keine Zeit.

Zwischen schlechter und guter Software gibt es viele Unterscheidungsmerkmale. Kann die Software Probleme wirklich lösen oder nicht? Fehlen entscheidende Funktionen?

Gute und sehr gute Software hingegen unterscheidet im Wesentlichen: wie schnell kannst du sie für deine Zwecke eigenständig einsetzen.

Zusammengefasst: so gelingt Digitalisierung

Digitalisierung gelingt am Ende nur dann, wenn sie aus eigenem Antrieb heraus geschieht. Wenn du von dir aus sagst: “Ja, ich will meinen Betrieb effizienter und zukunftsorientiert gestalten - und deshalb gehe ich alle dafür notwendigen Schritte konsequent mach”. Teil 1 in der Vorbereitung ist auch: alle relevanten Teilnehmer mit ins Boot holen.

Wenn du entscheidende, grundlegende Prozesse zuerst angehst, legst du das Fundament für weitere Verbesserungen in der Zukunft. Vorbereitung für das aktuelle Projekt und Vorbereitung für das nächste. Wenn du es nicht schaffst, deine Auftragsdaten auf der Baustelle digital abzurufen, wird dir höchstwahrscheinlich nicht der Schritt gelingen, die Kommunikation zwischen Baustelle und Büro nahtlos zu gestalten.

Starte die Projekte, die du für richtig hältst - also was für dich verständlich ist und deinem gesamten Team und Betrieb entspricht.

Heute sparen Thomas und seine Mitarbeiter bis zu 25% Zeit im Büro. Dies ermöglicht dem Zimmerermeister und seinem Team sich wieder mehr auf wesentliche Themen zu fokussieren.

Das klappt aber auch nur, weil sie sich auf ein Thema fokussiert haben: die Angebotserstellung. Anforderungen wurden anhand der bisherigen Prozesse abgeleitet (Drag & Drop, Positionen wiederverwenden, Cloud basiert) und alle relevanten Teammitglieder wurden involviert.

Jetzt kann es an die nächsten Digitalprojekte gehen.

Unsere Sicht auf die Digitalisierung durfte Julian, Geschäftsführer und Gründer bei Plancraft beim 360 Grad Kongress des Forum Handwerk Digital referieren. Schaut euch doch gerne mal seinen Vortrag an, es lohnt sich auf jeden Fall.

Hier geht es zum Webinar.

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