Updates in februari

De belangrijkste wijzigingen

Werktijdrekening ⏰

Eindelijk is het zover: overuren kunnen nu rechtstreeks in plancraft worden geregistreerd – inclusief de werktijdrekening. U vindt de werktijdrekening zowel in de browserapplicatie onder 'Tijden' in het tabblad 'Uurrekening' als voor elke medewerker in de mobiele app.

De werktijdrekening is gebaseerd op het werktijdmodel dat u per medewerker in de instellingen vastlegt. Het verrekent de geboekte uren met de streefurens per dag.

Onder 'Tijden' in het tabblad 'Uurrekening' ziet u de urenrekening van alle medewerkers. U kunt daarbij schakelen tussen maand- en jaarcijfers. Mocht het jaarcijfer niet kloppen, klik dan in de tabel op het potloodje 'Rekensaldi bewerken' om het huidige saldo aan te passen. In het dialoogvenster kunt u de jaarlijkse stand verhogen of verlagen, zodat de waarden overeenkomen met uw tot nu toe bijgehouden werktijdrekeningen. Ook kunt u daar direct overurenuitbetalingen markeren.

En mochten bepaalde medewerkers geen werktijdrekening moeten bijhouden: geen probleem – u kunt dit eenvoudig per persoon uitschakelen in de medewerkersinstellingen.

Meer informatie over de werktijdrekening en de berekening vindt u hier in het helpartikel.

Verbeteringen bij de inkomende facturen 📥

Bij inkomende facturen zijn er vanaf nu verschillende verbeteringen doorgevoerd die het controleren en toewijzen aanzienlijk vergemakkelijken – minder klikken, minder dubbel werk, meer zekerheid bij het invoeren.

• Duplicaten herkennen en direct beslissen: wij wijzen u op mogelijke duplicaten (bijv. hetzelfde factuurnummer + datum, factuurnummer + bedrag of leverancier + datum + bedrag). Tijdens de controle kunt u vervolgens kiezen of u de factuur wilt behouden of verwijderen.

• Automatisch herkende betalingsstatus: de plancraft-AI geeft aan of een factuur al is betaald – op basis van de informatie die op de factuur staat.
• Sneller door stapels facturen heen: wanneer u veel gescande facturen achter elkaar controleert en toewijst, kunt u nu direct naar de volgende factuur navigeren zonder terug te hoeven gaan naar het overzicht.

• ‍Projecten toewijzen op projectnummer: U kunt projecten bij inkomende facturen nu op projectnummer zoeken en toewijzen.

Meer informatie over inkomende facturen vindt u hier in het helpartikel.

Werktijdmodel: geldig vanaf instellen 📅

Het beheer van uw werktijdmodellen wordt nog flexibeler: vanaf nu kunt u de ingangsdatum van de werktijdmodellen eenvoudig zelf instellen. Hiermee behoren onjuiste berekeningen van overuren of vakantiedagen van medewerkers die al bij u in dienst waren voordat zij bij plancraft werden uitgenodigd, tot het verleden.

U vindt de nieuwe functies direct bij het uitnodigen van nieuwe leden voor plancraft of in de instellingen onder het kopje “Medewerkers”.

Dit is nieuw:

• Toewijzing bij uitnodiging: U bepaalt nu direct bij het uitnodigen welk werktijdmodel vanaf wanneer van toepassing is voor het nieuwe teamlid.
• Naadloze overgang: als een dienstverband verandert (bijvoorbeeld een overstap naar deeltijd), voegt u eenvoudig een nieuwe toewijzing toe met een ‘Geldig vanaf’-datum. De oude gegevens blijven correct berekend voor het verleden.

Meer informatie over het werktijdmodel vindt u hier in het helpartikel.

Verbeteringen in de mobiele app 📱

Uurbalans en werktijdrekening

Alle medewerkers zien in het tabblad ‘Uurtegoed’ hun urenoverzicht en hun werktijdrekening. Het urenoverzicht laat in één oogopslag zien hoeveel uren er in de geselecteerde periode al zijn geregistreerd – en hoeveel uren er volgens het werktijdmodel zijn voorzien. De werktijdrekening vult dit aan met de over- of minuren voor deze periode.

U kunt de weergave flexibel filteren op week, maand of jaar en heel eenvoudig vooruit en achteruit navigeren om de periode te wijzigen.

Dit zorgt voor duidelijkheid voor iedereen – en maakt het afstemmen van de geplande en daadwerkelijke uren aanzienlijk eenvoudiger.

PORTA by plancraft ✨

Nooit meer telefoontjes missen

Met de AI-telefoonassistent mist u voortaan geen belangrijke telefoontjes van uw klanten meer, want deze registreert alle belangrijke informatie en stelt deze gestructureerd voor u beschikbaar in plancraft.

Zo stelt u PORTA in

Het begint allemaal met uw persoonlijke plancraft-telefoonnummer. Na de installatie stelt u dit eenvoudig in als doorschakeling – of dit nu op uw mobiele telefoon, uw FRITZ!Box of een ander telefoonsysteem is. Een stapsgewijze handleiding direct in plancraft begeleidt u door het proces. Na uw eerste testgesprek is uw assistent klaar voor gebruik.

PORTA voert het gesprek – u behoudt het overzicht

Als er een telefoontje binnenkomt, neemt PORTA het over. De AI-assistent begroet uw beller vriendelijk, vraagt naar de reden van het telefoontje en registreert op de achtergrond op gestructureerde wijze de naam, het adres en de inhoud van het gesprek. Elk inkomend telefoontje vindt u in realtime terug in plancraft. Voor elk gesprek ontvangt u een samenvatting met de belangrijkste punten in één oogopslag, evenals de volledige transcriptie om alles nog eens nauwkeurig door te lezen. De vastgelegde contactgegevens zijn direct in te zien, elk telefoontje wordt automatisch gecategoriseerd – of het nu gaat om een aanvraag, informatie, sollicitatie of spam – en u kunt zelf de verwerkingsstatus instellen en tijdens het gesprek direct eigen notities toevoegen.

Automatisch gekoppeld aan uw contacten

Als een bekende klant belt, herkent plancraft hem automatisch en koppelt het gesprek aan het juiste contact. Bij onbekende bellers kunt u direct vanuit het gesprek een nieuw contact aanmaken of het koppelen aan een bestaand contact – geen dubbele gegevensinvoer.

Het snelle overzicht op uw overzichtspagina

De nieuwe oproepwidget op uw overzichtspagina laat u in één oogopslag zien hoeveel oproepen er nog openstaan en wie er het laatst heeft gebeld – zodat u niets over het hoofd ziet.

Meldingen: altijd op de hoogte

In de instellingen onder ‘AI-telefoonassistent’ kunt u de naam aanpassen waarmee de assistent zich aan uw bellers voorstelt, en uw persoonlijke plancraft-telefoonnummer bekijken. E-mailmeldingen kunt u daar naar eigen wens in- of uitschakelen.

PORTA bevindt zich nog tot 1 april in de gratis proefperiode. Stel nu uw AI-telefoonassistent in – en probeer het zelf uit.

Ontdek hier wat we nog meer met PORTA van plan zijn.