February updates

Die wichtigsten Änderungen

Arbeitszeitkonto ⏰

Endlich ist es soweit: Überstunden lassen sich jetzt direkt in plancraft erfassen – inklusive Arbeitszeitkonto. Du findest das Arbeitszeitkonto sowohl in der Browser-Anwendung unter Zeiten im Reiter „Stundenkonto“ als auch für jeden Mitarbeitenden in der mobilen App.

Das Arbeitszeitkonto basiert auf dem Arbeitszeitmodell, das du in den Einstellungen pro Mitarbeiter hinterlegst. Es verrechnet die gebuchten Stunden mit den Sollstunden pro Tag.

In Zeiten im Reiter „Stundenkonto“ siehst du das Arbeitszeitkonto aller Mitarbeitenden. Du kannst dabei zwischen Monats- und Jahreswert wechseln. Falls der Jahreswert nicht stimmt, klickst du in der Tabelle auf den Stift „Kontostände bearbeiten“, um den heutigen Kontostand anzupassen. Im Dialog kannst du den jährlichen Kontostand erhöhen oder reduzieren – sodass die Werte mit eurer bisherig geführten Arbeitszeitkonten übereinstimmen. Überstundenauszahlungen kannst du dort ebenfalls direkt markieren.

Und wenn einzelne Mitarbeitende kein Arbeitszeitkonto führen sollen: Kein Problem – du kannst es einfach in den Mitarbeiter-Einstellungen pro Person deaktivieren.

Mehr Informationen zu dem Arbeitszeitkonto und zur Berechnung findest du hier im Hilfeartikel.

Verbesserungen bei den Eingangsrechnungen 📥

In Eingangsrechnungen gibt’s ab sofort mehrere Verbesserungen, die dir das Prüfen und Zuordnen deutlich erleichtern – weniger Klicks, weniger Doppelarbeit, mehr Sicherheit beim Erfassen.

• Duplikate erkennen & direkt entscheiden: Wir weisen dich auf potenzielle Dubletten hin (z. B. gleiche Rechnungsnummer+Datum, Rechnungsnummer+Betrag oder Lieferant+Datum+Betrag). In der Prüfung kannst du dann wählen, ob du die Rechnung behältst oder löschst.

• Automatisch erkannter Zahlstatus: Die plancraft KI schlägt vor, wenn eine Rechnung schon bezahlt ist – basierend auf den Informationen, die auf der Rechnung stehen.
• Schneller durch Rechnungsstapel: Wenn du viele gescannte Rechnungen nacheinander prüfst und zuordnest, kannst du jetzt direkt zur nächsten Rechnung navigieren, ohne zurück zur Übersicht zu müssen.

• ‍Projekte per Projektnummer zuordnen: Du kannst Projekte bei Eingangsrechnungen jetzt über die Projektnummer suchen und zuweisen.

Mehr Informationen zu Eingangsrechnungen findest du hier im Hilfeartikel.

Arbeitszeitmodell: Gültig ab einstellen 📅

Die Verwaltung deiner Arbeitszeitmodelle wird noch flexibler: Ab sofort kannst du das Gültigkeitsdatum der Arbeitszeitmodelle einfach selbst einstellen. Damit gehören falsche Berechnungen der Überstunden oder Urlaubstagen von Mitarbeitern, die bereits vor Einladen zu plancraft bei Euch beschäftigt waren, der Vergangenheit an.

Du findest die neuen Funktionen direkt bei der Einladung neuer Mitglieder zu plancraft oder in den Einstellungen im Bereich “Mitarbeiter”.

Das ist neu:

• Zuweisung bei Einladung: Du legst jetzt direkt beim Einladen fest, welches Arbeitszeitmodell seit wann für das neues Teammitglied gilt.
• Lückenloser Wechsel: Ändert sich ein Arbeitsverhältnis (z.B. Wechsel auf Teilzeit), fügst du einfach eine neue Zuweisung mit einem „Gültig ab“-Datum hinzu. Die alten Daten bleiben für die Vergangenheit korrekt berechnet.

Mehr Informationen zum Arbeitszeitmodell findest du hier im Hilfeartikel.

Verbesserungen in der mobilen App 📱

Stundenbilanz und Arbeitszeitkonto

Alle Mitarbeitenden sehen im Reiter „Stundenkonto“ ihre Stundenbilanz und ihr Arbeitszeitkonto. Die Stundenbilanz zeigt auf einen Blick, wie viele Stunden im ausgewählten Zeitraum bereits erfasst wurden – und wie viele Stunden laut Arbeitszeitmodell vorgesehen sind. Das Arbeitszeitkonto ergänzt das Ganze um die Über- oder Minusstunden für diesen Zeitraum.

Du kannst die Ansicht flexibel nach Woche, Monat oder Jahr filtern und ganz einfach vor- und zurück navigieren, um den Zeitraum zu wechseln.

Das schafft Klarheit für alle – und macht die Abstimmung zu Soll-/Ist-Zeiten deutlich einfacher.

PORTA by plancraft ✨

Nie wieder Anrufe verpassen

Mit dem KI-Telefonassistent verpasst du jetzt keine wichtigen Anrufe deiner Kunden mehr, denn er erfasst alle wichtigen Informationen und stellt sie dir strukturiert in plancraft bereit.

So richtest du PORTA ein

Alles beginnt mit deiner persönlichen plancraft-Rufnummer. Nach der Einrichtung hinterlegst du diese einfach als Rufweiterleitung – egal ob auf deinem Mobiltelefon, deiner FRITZ!Box oder einer anderen Telefonanlage. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung direkt in plancraft führt dich durch den Prozess. Nach deinem ersten Testanruf, ist dein Assistent startklar.

PORTA führt das Gespräch - du behältst den Überblick

Kommt ein Anruf rein, übernimmt PORTA. Der KI-Assistent begrüßt deinen Anrufer freundlich, fragt nach dem Anliegen und erfasst Name, Adresse und Gesprächsinhalt strukturiert im Hintergrund. Jeden eingehenden Anruf findest du in Echtzeit in plancraft. Für jedes Gespräch bekommst du eine Zusammenfassung mit dem Wesentlichen auf einen Blick sowie die vollständige Transkription zum genauen Nachlesen. Die erfassten Kontaktdaten sind direkt einsehbar, jeder Anruf wird automatisch kategorisiert – ob Anfrage, Information, Bewerbung oder Spam – und den Bearbeitungsstatus kannst du selbst setzen und eigene Notizen direkt beim Anruf ergänzen.

Automatisch mit deinen Kontakten verknüpft

Ruft ein bekannter Kunde an, erkennt plancraft ihn automatisch und verknüpft den Anruf mit dem passenden Kontakt. Bei unbekannten Anrufern kannst du direkt aus dem Anruf heraus einen neuen Kontakt anlegen oder ihn mit einem Bestehenden verbinden - keine doppelte Dateneingabe.

Der schnelle Überblick auf deiner Übersicht

Das neue Anrufe-Widget auf deiner Übersichtsseite zeigt dir auf einen Blick, wie viele Anrufe noch offen sind und wer zuletzt angerufen hat - damit du nichts übersiehst.

Benachrichtigungen: Immer informiert

In den Einstellungen unter KI-Telefonassistent kannst du den Namen anpassen, mit dem sich der Assistent bei deinen Anrufern vorstellt, und deine persönliche plancraft-Rufnummer einsehen. E-Mail-Benachrichtigungen kannst du dort individuell für dich aktivieren oder deaktivieren.

PORTA befindet sich noch bis zum 01.04. in der kostenlosen Testphase. Richte deinen KI-Telefonassistenten jetzt ein - und probier’ es selbst aus.

Finde hier heraus, was wir noch mit PORTA have planned.